LIEUX DE VIE

La salle d'archives est souvent une pièce cachée des visiteurs. Son aménagement peut donc paraître accessoire alors qu'il est primordial pour pouvoir vous y retrouver lorsque vous recherchez un dossier spécifique.

La salle d'archivage est un lieu majeur non seulement dans les entreprises, mais aussi dans de nombreux locaux de collectivités. Si elle sert habituellement à préserver les documents les plus anciens ou les plus importants juridiquement, cette pièce dédiée protège à la fois de l'exposition à la poussière, à l'humidité et à la lumière. Elle contribue également à la transmission aux jeunes générations, à une meilleure gestion administrative et à une sécurisation optimale des éléments les plus précieux. Déterminante dans le cadre d'activités comme la généalogie ou la préservation de l'histoire locale, elle est devenue une véritable institution au fil des ans. De fait, cette salle peut aujourd'hui servir à :

• entreposer des copies d'examen, des photos de classe ou des documents administratifs dans un établissement scolaire ;
• conserver les registres d'état civil, les comptes-rendus de conseils municipaux ou les différents dossiers en mairies ;
• sauvegarder les ouvrages anciens, manuscrits précieux, photos et œuvres d'art dans une bibliothèque ou une médiathèque ;
• classer de manière organisée les dossiers médicaux, les fiches administratives ou les données personnelles des résidents dans les EHPAD.

Même si la pièce ressemble au premier abord à un espace de rangement traditionnel, conserver des documents d'archives implique de respecter des conditions spécifiques. Il est donc primordial de bien choisir l'emplacement de la salle d'archives, mais également de prendre en compte d'autres critères souvent sous-estimés comme le taux d'humidité ou l'exposition lumineuse.

Le choix de l'éclairage dépend du type de document entreposé dans les salles d'archives. En règle générale, un éclairage traditionnel peut suffire à condition que les documents soient stockés dans des dossiers, des boîtes scellées ou tout autre rangement adapté. Néanmoins, il est important d'éviter à tout prix la lumière naturelle. Cette dernière peut accélérer le jaunissement du papier, altérer certaines encres et détruire les films et photos sur pellicule. Si une fenêtre est présente dans la pièce, installer des stores ou des rideaux occultants préservera les documents plus longtemps.

Enfin, pour les documents les plus fragiles, un éclairage de 150 lux au maximum est à préconiser dans la pièce. Cependant, des luminaires spéciaux peuvent être nécessaires si le local sert également à la consultation de documents.

L'humidité, la chaleur ainsi que les nuisibles sont les fléaux les plus redoutés en ce qui concerne la conservation des documents. Les conditions climatiques figurent parmi les points essentiels à respecter avant de commencer l'aménagement de la salle. Dans un premier temps, il est recommandé de ne pas installer cette pièce au sous-sol, dans une cave, un garage ou dans un grenier. Le taux d'humidité est souvent élevé dans ces espaces : il est préférable de choisir une pièce bien isolée dans la partie centrale du bâtiment, accessible de plain-pied.

Cependant, même une pièce au rez-de-chaussée peut représenter un danger pour les documents si le taux d'humidité est élevé. De base, il est fortement déconseillé d'installer des archives dans une pièce contenant un ballon d'eau chaude, des canalisations ou une arrivée d'eau. Puis il faut mesurer le taux d'humidité avec un appareil dédié ou un baromètre. Si ce dernier affiche un taux inférieur à 55 %, il est possible d'y entreposer des documents. Toutefois, il faut aussi prendre en compte la température globale du local d'archivage. Idéalement, sa température moyenne doit se situer entre 16 et 20 °C sans jamais dépasser ce plafond. Enfin, il ne faut pas oublier d'installer un extincteur pour réagir rapidement en cas d'incendie.

Une fois l'emplacement du local destiné aux archives choisi et la vérification des conditions de conservation effectuée, l'aménagement peut débuter. Cependant, des étagères ou du mobilier de bureau classique ne suffisent pas pour la salle d'archives. Chaque meuble doit être pensé pour optimiser le rangement des documents, mais également pour supporter des charges lourdes. C’est pourquoi il est important de bien choisir son rayonnage d’archives de bureau.

Dans la majorité des locaux de conservation de documents, le rayonnage simple fixe prend la forme de grandes bibliothèques avec structures en acier et parois pleines. En plus de mieux résister au temps, le rayonnage de bureau se décline en une grande variété de hauteurs et de profondeurs. Ainsi, il est facile de trouver de l'équipement adapté à l'espace disponible, mais aussi de garantir que les dossiers suspendus et les boîtes d’archives ne tomberont pas. Néanmoins, il est recommandé de ne pas dépasser 2,20 m de hauteur pour faciliter le rangement et la consultation sans avoir à utiliser d'échelle ou d'escabeau.

Des parties suspendues peuvent être incluses dans la structure pour optimiser l'espace. Enfin, pour les documents confidentiels ou précieux, l'installation d'une armoire de sécurité ou d'un coffre-fort est possible. En plus d'ajouter une protection supplémentaire contre la luminosité et la poussière, une combinaison permet de limiter la consultation uniquement à des personnes de confiance.

Le rayonnage mobile prend généralement la même forme que le rayonnage fixe. Cependant, la différence réside dans le fait qu'il est installé sur roulettes et qu'il comporte un double espace de stockage. Via une manivelle, il permet d'accéder aux documents cachés, qui sont de surcroît protégés de la lumière et de la poussière. De plus, le rayonnage sur roulettes peut disposer d'une façade colorée facilitant le classement de tous les documents. Cependant, leur gabarit plus imposant implique de disposer d'un vaste local, aussi haut que large, pour faciliter leur installation. Ces dernières sont également très sensibles à l'humidité. Si elles ajoutent une plus-value en matière de sécurité, il est important de s'assurer qu'aucun élément liquide ne pénètre dans la salle dédiée aux archives.