Tiers-lieu : comment aménager un espace de coworking ?

Comment créer un tiers-lieu, et notamment un espace de coworking ? La question est d’actualité. En cette phase de relance nationale, ces espaces d’activité collaboratifs contribuent au dynamisme socio-économique des territoires.

On compte aujourd’hui plus de 3000 tiers-lieux, installés au cœur des quartiers, des petites villes et des villages sur l’ensemble de l’hexagone. Ils sont souvent le fruit d’initiatives communes, portées par des collectifs citoyens, des collectivités territoriales, des associations ou des organismes privés : tous souhaitent proposer aux usagers un espace pour travailler, se former, se cultiver ou encore participer à des projets créatifs, artistiques ou innovants. Car il y a différents types de tiers-lieux : Fablab (espace de fabrication), Jardin partagé, Médiathèque, Foodlab (cuisine partagée), espaces de coworking…

Les espaces de coworking justement, représentent les 75% des tiers-lieux.

Les différentes zones de l’espace de coworking

Aménager de façon responsable son espace de coworking

Inspirez-vous de notre espace de coworking

Qu’est-ce qu’un espace de coworking ?

Espace de travail partagé, l’espace de coworking accueille des créateurs d’entreprises, des travailleurs individuels ou encore des salariés travaillant à distance mais dont le domicile n’est pas propice au télétravail.

Au sein de ce tiers-lieu, chacun bénéficie d’aménagements ergonomiques, de connexions internet performantes, d’outils professionnels (imprimante, photocopieuse, scanner) ... Et surtout, de lien social, avec des espaces de convivialité où se détendre, discuter ou déjeuner.

Les employeurs peuvent de leur côté réserver des bureaux de coworking pour favoriser le télétravail de leurs salariés et leur éviter des trajets parfois éprouvants et polluants. Ce tiers-lieu est ainsi désormais pleinement intégré dans le tissu économique local.

Tous ces constats répondent à la question du « pourquoi » de la création d’un espace de coworking. Reste à savoir comment procéder.

Chez Manutan Collectivités, nous sommes spécialistes de l’aménagement des lieux de vie depuis plus de 35 ans.

Dès 2019, nous avons identifié l’importance des tiers-lieux et suivi leur évolution. Aujourd’hui au cœur de la relance économique, ils nécessitent des équipements en phase avec les attentes et besoins de leurs usagers.

Vous avez un projet d’espace coworking ? Vous trouverez sur cette page de précieux conseils pour vous guider dans la création de votre tiers-lieu professionnel.

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Créer un espace de coworking : les 7 étapes incontournables

Lancer un projet d’espace de coworking implique plusieurs étapes, une réflexion sur les aménagements à envisager et le mobilier à utiliser.

#1 - Définir les objectifs de l’espace de coworking

Pour créer un espace de coworking, on commence par définir les enjeux auxquels il répond :

- Soutenir le développement local, en offrant aux entrepreneurs et travailleurs indépendants un écosystème propice au développement de leur projet sur le territoire

- Participer à la transition numérique de son territoire en proposant aux usagers un matériel de pointe et une bonne connexion internet

- Accompagner la transition écologique au niveau local, d’une part en favorisant le télétravail pour permettre à chacun de réduire ses trajets quotidiens et donc son empreinte carbone ; et d’autre part, en proposant au sein de l’espace de coworking des équipements et du mobilier issus de l’économie circulaire, ainsi que des solutions durables en matière de chauffage et d’éclairage.

#2 - Impliquer l’ensemble des acteurs locaux dans le projet d’espace de coworking

Comme tout tiers-lieu, l’espace de coworking est aussi un projet de co-construction entre l’ensemble des acteurs du territoire : usagers, associations, institutions publiques ou organismes privés.

Sa réussite dépend notamment de la bonne implication de tout cet écosystème, qui peut aussi apporter sa contribution matérielle à la création de l’espace de coworking : un terrain disponible pour construire, un édifice désaffecté emblématique de la région (ancienne gare, usine) que l’on pourrait réhabiliter...

#3 - Définir un modèle économique et les aides financières disponibles pour créer le tiers lieu

Pour assurer la pérennité du tiers-lieu, on envisage dès sa conception de proposer aux usagers des activités et prestations lucratives. Mais on peut aussi s’appuyer sur différentes aides de l’État, mobilisables par exemple dans le cadre du programme Petite ville de demain (PVD). Pour permettre aux porteurs de projets d’identifier ces aides plus facilement, l’Agence nationale de cohésion des territoires et la startup gouvernementale « Aides-Territoires » structurent les informations existantes pour permettre, en quelques clics, de visualiser les aides financières disponibles et les politiques publiques, par territoire et par thématique. Il est également possible de créer des alertes pour automatiser cette veille.

#4 - Réfléchir aux activités de l’espace de coworking

Cet espace de bureau partagé accueillera-t-il des tables rondes ? Des formations ? Proposera-t-il des lieux individuels et silencieux ? Des espaces pour déjeuner ou se détendre ? Les réponses à ces questions ont un impact sur les choix d’aménagement : boxes insonorisés pour des rendez-vous en visio ou en duo, postes de travail individuels, canapés, fauteuils et tables basses, parcs de chaises empilables faciles à ranger, écrans numériques interactifs muraux... On envisagera aussi d’utiliser du mobilier modulable et flexible, pour transformer facilement un « openspace » en espace de conférence si l’on prévoit d’organiser ce genre d’événement.

#5 - Choisir l’identité du tiers-lieu

Quelle sera l’identité administrative et juridique de l’espace de coworking (type de gouvernance choisi, structure juridique adoptée...? quelle sera son adresse ? )

C’est aussi le moment de réfléchir à l’accessibilité des locaux. Bâtiment désaffecté ou immeuble moderne, ils devront répondre aux normes régissant les établissements recevant du public.

#6 - Prévoir l’organisation et la gestion de l’espace de coworking au quotidien

Il s’agit de penser aux détails pratiques (horaires d’ouverture, accueil physique des visiteurs et usagers…) et à l’organisation générale de l’espace de coworking (rédaction du « règlement intérieur » ou des « règles de vie », élaboration d’un programme d’animation avec différents événements...) Ces décisions auront un impact sur les recrutements à prévoir, mais aussi sur les choix d’aménagement et d’équipement (installer une banque d’accueil à l’entrée du tiers lieu, prévoir des espaces modulables...)

Expérimenter sur le terrain pour certains espaces

#7 - Expérimenter sur le terrain

La création d’un tiers-lieu porte une part d’expérimentation : on propose aux usagers un nouvel espace. Certains dispositifs et équipements auront du succès, d’autres moins. Il y aura des réajustements par rapport aux idées initiales. Pour limiter le coût de ces « corrections », on peut commencer par élaborer des aménagements en mode « préfiguration ». Par exemple, ce patio sera-t-il vraiment apprécié comme espace détente ? Pour le savoir, on peut commencer par y installer quelques chaises et une petite table. Si l’installation est adoptée par les usagers, cela peut justifier l’achat de mobilier plus design et moderne. Sinon, ce test aura permis d’imaginer de nouvelles solutions.

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Nos équipes sont à vos côtés pour vous aider, de la définition de votre projet jusqu’à sa mise en place. Nous vous proposons 5 prestations de service-conseils afin de répondre au mieux à vos besoins : réalisation d’un audit, dimensionnement et aménagement de l’espace, assistance à ouverture...

Un espace de coworking aménagé en plusieurs zones

L'espace de coworking est un lieu de bureaux à partager, non seulement entre les coworkers, mais aussi entre différentes zones d’activités.

L’espace de travail du coworking : openspace et bureaux fermés

Dans l’openspace, les usagers peuvent travailler en mode individuel ou collectif. L’idée est toujours de favoriser la convivialité́, les échanges et la synergie, avec des tables en ilots pour échanger autour d’un projet. Le confort aussi est primordial : on propose des chaises et des bureaux ergonomiques, où peuvent être fixés des chargeurs USB.
Pour plus de concentration au niveau individuel, on sépare les plans de travail par de petites cloisons. Pour ceux qui souhaitent s’isoler davantage, des boxes insonorisés permettent de passer des appels sans être dérangé ni perturber les autres usagers.

Au cœur de l’openspace, on peut aussi disposer des zones de réunions informelles, avec tables hautes et tabourets studio. Dans cet espace ouvert, le mobilier se veut flexible et modulable, pour réagencer les lieux rapidement selon les besoins et la fréquentation. On n’hésite pas à utiliser des tables à roulettes et des cloisons faciles à déplacer.

L’espace de coworking peut aussi proposer des espaces de bureaux fermés, pour des équipes ou des utilisateurs individuels recherchant la confidentialité.

Des salles de réunion flexibles

Certains espaces de coworkings proposent l’accès aux salles de réunions comme une prestation à part entière. Et pour cause : de nombreux entrepreneurs ont besoin de pouvoir réunir des collaborateurs à la demande, de manière flexible.

Qu’ils s’adressent aux membres « permanents » de l’espace de coworking ou à des « externes », ces espaces doivent apporter tous les éléments nécessaires à un travail productif. Autour de la table de réunion, on installe des assises confortables, un écran numérique interactif et un vidéoprojecteur, ainsi qu’un paper board.

La zone détente de l’espace de coworking, pour décompresser et discuter

L’espace de coworking se caractérise souvent par ses aménagements « comme à la maison ». Dans un espace qui ressemble à un salon, on peut faire une pause, lire ou discuter. Des tapis et une déco soignée ajoutent une touche de chaleur et de convivialité à cet ensemble cosy.

L’espace restauration : ambiance café-bar

Dans l’espace restauration du coworking, on est un peu comme dans sa cuisine. Électroménager moderne et jolie vaisselle réemployée sont à la disposition des usagers. Autour de tables hautes, on peut manger sur le pouce entre deux réunions. Mais on peut aussi s’installer confortablement autour de chaleureuses tables-blancs pour déjeuner. On n’oublie pas l’indispensable machine à café, élément clef de tout environnement de travail.
Des poubelles de recyclage permettent à chacun d’effectuer le tri de ses déchets et emballages.

Des choix responsables pour équiper son espace de coworking

Dans le cadre de la loi AGEC, pour équiper cet espace collectif qu’est le coworking, on pense à se procurer du mobilier issu de l’économie circulaire. Par exemple, le bureau Séléné, composé à 98% de matière réemployée, est conçu à partir de plateaux usagés, employés pour créer des bureaux design et fonctionnels. On peut aussi être responsable pour l’équipement informatique : choisir des PC portables et ordinateurs de bureaux reconditionnés permet de limiter les déchets numériques.

Séléné, notre 1er bureau éco-responsable !

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Confort du coworking : des détails qui font la différence

Pour créer un environnement de travail agréable, on pense aussi à intégrer à l’espace de coworking des éléments qui assureront confort et bien-être aux coworkers. Par exemple, des casiers où ranger ses effets personnels ou des documents en cours de traitement. Ou encore, des capteurs de CO2, pour savoir précisément à quel moment ouvrir les fenêtres et renouveler l’air du lieu.

Le bien-être passe aussi par la décoration : de jolies plantes, même artificielles, peuvent changer l’ambiance d’une pièce. Une belle horloge design murale, en plus d’être bien pratique, apporte, elle aussi une touche de déco appréciable.

Tiers-lieu : comment aménager un espace de coworking ?

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#1 - Définir les objectifs de l’espace de coworking

#2 - Impliquer l’ensemble des acteurs locaux dans le projet d’espace de coworking

#3 - Définir un modèle économique et les aides financières disponibles pour créer le tiers lieu

#4 - Réfléchir aux activités de l’espace de coworking

#5 - Choisir l’identité du tiers-lieu

#6 - Prévoir l’organisation et la gestion de l’espace de coworking au quotidien

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