LIEUX DE VIE

Né dans les années 50, l’open space (« bureau paysager » en français) a beaucoup évolué, notamment au cours des deux dernières décennies, avec l’arrivée des startups (et leurs aménagements « comme à la maison »), puis la généralisation du travail à distance (qui a demandé beaucoup de flexibilité à ces espaces, d’où la tendance du « flex office »).

À l’origine, le bureau en open space a été créé pour favoriser la communication au travail mais aussi pour gagner de l’espace en limitant les couloirs et les coins inutilisés. Au fil du temps, il s’est adapté aux nouveaux comportements et attentes des entreprises et des usagers, tous animés par la recherche d’une meilleure qualité de vie au travail. Il a su tenir compte des critiques à son encontre (bruit ambiant, manque d’intimité et de confidentialité...), et a intégré les aménagements flexibles et du mobilier modulable pour une reconfiguration des espaces en fonction des besoins de chacun, à un instant donné.

Aujourd’hui, l’open space est plus que jamais d’actualité quand il s’agit de créer un espace de travail pour les collectivités, comme les mairies ou les coworkings.

Après la généralisation du télétravail hérité de la crise sanitaire, certaines organisations incitent désormais leurs équipes à davantage revenir travailler sur site. Cependant, les collaborateurs négocient souvent un certain nombre de jours de télétravail par semaine : dans ce contexte, créer un open space design permet d’aménager des espaces de travail flexibles, modulables et inspirants. Ils incluent parfois des bureaux partagés entre plusieurs utilisateurs, selon les différents temps de présence de chacun.

Alors, comment bien aménager un open space aujourd’hui ?

Bien aménager des bureaux dans un open space, c’est d’abord imaginer et créer des espaces bien définis.

Il y a plusieurs espaces de travail dans l’open space. Ils s’adaptent aux différents modes de production et de collaboration.

Certains postes de travail sont par exemple aménagés pour favoriser la concentration, avec des bureaux individuels, séparés par de petites cloisons qui favorisent la concentration de chacun sur une tâche précise.L’open space, par définition décloisonné, n’offre pas de salles de réunions à proprement parler. Un autre espace sera donc dédié au travail collaboratif, aménagé avec des tables de réunion autour desquelles les équipes peuvent se rassembler pour discuter d’un projet. Cet espace peut accueillir des réunions et échanges informels, mais on peut aussi l’aménager en espace de brainstorming, en y associant des assises dynamiques, des tableaux blancs pour partager des idées, et des équipements connectés (ENI...)

Espace par définition « ouvert », l’open space a parfois été très critiqué pour son manque de confidentialité. Aujourd’hui, il est possible de créer des espaces « privatifs » dans les open spaces : il peut s’agir de postes de travail équipés de cloisons pour limiter les interactions et les distractions par exemple. Pour certaines cloisons de bureau, choisir des panneaux acoustiques présente l’avantage supplémentaire d’absorber les sons et le bruit ambiant.

Pour une confidentialité maximale dans l’open space, on peut installer des cabines acoustiques insonorisées, pour une ou deux personnes. Connectés et confortables, ces aménagements de bureau permettent aux collaborateurs qui le souhaitent de s’isoler, le temps d’une réunion ou pour passer des appels téléphoniques.

Dans l’open space, on peut réserver un espace aux rangements, qu’il s’agisse de l’archivage et du classement de certains documents, ou de ranger les effets personnels des usagers.

Pour le classement et l’archivage, on choisit parmi les dessertes pour dossiers suspendus, les trieurs ou les modules de classement à tiroirs. On peut aussi utiliser des meubles de rangement avec étagères : ouverts ou fermés, plus ou moins hauts, ils peuvent aussi contribuer à séparer les différents espaces de l’open space.

Pour le rangement des effets personnels, des armoires, penderies et autres porte-manteaux permettront aux usagers de déposer leurs vêtements à leur arrivée sur site, sans encombrer le dossier des fauteuils de bureau.

Tout open space propose aujourd’hui un ou plusieurs espaces de détente. Meublés de canapés, de tables basses, de fauteuils cosy ou de poufs, ils permettent de faire une pause au cours de la journée. Ils peuvent aussi être agrémentés de jeux (babyfoot, billard...), ou d’une bibliothèque dans laquelle piocher un bon livre le temps de tourner quelques pages.

Même si l’on n’est pas supposé travailler dans l’espace de repos, cette zone peut aussi être utilisée pour des réunions informelles.

Du mobilier connecté permettra aux usagers de recharger leur téléphone.

Retrouvez tous nos conseils pour aménager une salle de pause.

L’open space était à l’origine conçu pour donner plus de liberté de mouvement aux employés. Il est important de bien réfléchir aux zones de circulation, pour que chacun puisse se déplacer de manière fluide, sans perturber son environnement de travail. Pas question donc de placer les bureaux trop près les uns des autres. Dans l’open space, on respire.

Pour l’aménagement d’un open space, le mieux est de choisir du mobilier de bureau modulaire, que l’on peut facilement réagencer au fil des besoins : des bureaux à roulettes seront assemblés à la demande pour créer un ilot de travail collaboratif ou une table de réunion en bonne et due forme.

Être en mesure de faire varier la hauteur des assises et des plans de travail est également très appréciable dans un bureau paysager, notamment dans le cas de bureaux dits « nomades », sans usager attitré. Chacun peut avoir besoin d’ajuster la hauteur des sièges et des tables, selon sa morphologie et le type de tâche à réaliser.

Choisir des postes de travail réglables en hauteur, qu’il s’agisse des bureaux ou des assises, permet ainsi aux différents utilisateurs de conserver une bonne posture, ce qui est essentiel pour la bonne ergonomie du lieu de travail.

Côté rangements, installer des caissons pour accompagner chaque plan de travail permet de garder un espace bien rangé. On y dispose des dossiers ou des effets personnels pendant la journée.

Par ailleurs, certains postes de travail de l’open space seront équipés pour les visioconférences, de nombreux échanges ayant désormais lieu à distance.

Dans l’open space, ces conversations en visio, tout comme celles ayant lieu au téléphone ou en vis-à-vis, peuvent déranger les voisins de bureau. Dans cet espace décloisonné, chacun peut entendre les propos des uns et des autres. Pour résoudre ce problème, plusieurs solutions sont possibles, grâce à différents équipements et à du mobilier acoustique.

Pour les collaborateurs amenés à discuter en visioconférence avec différents interlocuteurs, on prévoit des casques avec fonctions anti-bruit et des micro directionnels.

Des revêtements acoustiques sur certains murs, cloisons ou sols, ou même au plafond de l’open space, permettent d’absorber les bruits et de limiter leur impact négatif sur la concentration.

Pour les collaborateurs qui ont ponctuellement besoin de silence pour travailler ou échanger, on peut aussi installer des fauteuils et cabines acoustiques, pour une ou plusieurs personnes. Certains présentent un design très contemporain et sont particulièrement appréciés dans un open space moderne pour un coworking, par exemple.

L’ensemble des éléments ci-dessus s’inscrit dans le contexte du droit du travail et des différentes normes en vigueur en France pour l’aménagement des espaces de bureaux. La santé et la sécurité des utilisateurs doivent être prises en compte, ce qui implique plusieurs choses : veiller à l'ergonomie des postes de travail, à privilégier la lumière naturelle, à veiller à la qualité de l’éclairage artificiel, et à celle de l’air (ventilation, aération...)

Les différentes sorties devront être parfaitement identifiées et accessibles, pour pouvoir être empruntées en cas d’évacuation d'urgence : on respectera donc les dispositifs de sécurité incendie, avec des plans d'évacuation et des équipements adaptés (extincteurs, etc).

S’il n’existe pas un nombre de décibels spécifiques à ne pas dépasser dans un open space, l’employeur doit cependant garantir un confort acoustique suffisant aux employés.

Par ailleurs, comme tout ERP (Établissement recevant du public), les open spaces doivent respecter la règlementation sur l’accessibilité, et être accessibles aux Personnes à mobilité réduite, en fauteuil roulant ou en situation de handicap.

L’open space est un espace de travail, il doit permettre de respecter le code du travail dans son ensemble, ainsi que certaines normes spécifiques selon le type d’activité effectué.