LIEUX DE VIE
Comment aménager une salle de réunion ?
Dans une collectivité comme dans une entreprise, la salle de réunion est un espace de travail essentiel. C’est là que l’on se rassemble pour discuter et prendre des décisions. C’est aussi un lieu où l’on fait appel à sa créativité, lors de séances de brainstormings. À chaque salle de réunion son usage… et à chaque usage son aménagement !
Pour votre Ehpad, votre mairie ou encore votre établissement scolaire, voici quelques conseils pour bien aménager un espace de réunion et anticiper les achats de mobilier et d’accessoires à y installer : tables, assises et tableaux interactifs, matériel de visioconférence, écrans connectés... Vous trouverez aussi dans cet article des recommandations pour déterminer la taille idéale de votre salle de réunion en fonction du nombre de participants.
Salle de réunion : quelle table choisir ?
La table est l'élément central de la salle de réunion. Elle doit être choisie avec soin en fonction de la superficie de la pièce, du nombre de participants, de l’identité de votre collectivité et de l’image que vous souhaitez lui donner. Tous ces éléments auront un impact sur la forme, la taille et le matériau principal utilisé pour votre table de réunion.
Table ronde ou ovale
La table ronde ou ovale est souvent appréciée pour les réunions de travail.
Autour d’une table ronde, les participants sont à la même distance les uns des autres. Cela facilite les échanges et la communication, pour plus de convivialité.
La table ovale est pour sa part très élégante et traditionnellement associée aux espaces de réunion. Elle peut lui donner un petit côté « formel », et même impressionnant.
Ronde ou ovale, reste à choisir le matériau le plus adapté pour le piétement et pour le plateau, qu’on peut choisir en bois massif ou en mélaminé.
Table pliante
Quelle que soit sa forme, la table pliante est très pratique si vous avez besoin d'une table temporaire pour une réunion ou un événement ponctuel. La table rectangulaire ou carrée voit la taille de son plateau considérablement diminuer, la table ronde devient demi-lune. Cela vous permet de gagner de l'espace lorsque vous n'en avez pas besoin, en la poussant contre un mur par exemple. Les tables pliantes peuvent aussi être rangées sur des chariots dédiés.
Table modulable
La table modulable est une solution flexible pour votre salle de réunion. Elle se compose de plusieurs éléments que vous pouvez assembler et désassembler selon vos besoins. Vous pouvez ainsi créer différentes configurations, en fonction du nombre de participants et de l'utilisation que vous en ferez : agencement en cercle, ou en « U », ou encore de manière à aligner les tables (pour installer un « jury » par exemple). Des roulettes permettent de déplacer les éléments facilement.
Dans l’idéal, certains éléments composant la table modulable doivent pouvoir être utilisés seuls, pour encore plus de flexibilité dans l’aménagement de l’espace.
Certains modèles de tables pliantes apportent autant de modularité et flexibilité qu’une table à rallonge : les éléments s’emboitent les uns dans les autres. On utilise autant d’éléments que nécessaires, pour créer une table aussi vaste que souhaité, comme cette grande table de réunion ovale.
Table réglable en hauteur
Certaines réunions ont lieu « debout », par exemple pour des meetings informels, organisés au pied levé, mais aussi pour des réunions en mode « agile ». Une table de réunion haute sera alors particulièrement adaptée : attention à la qualité du piètement qui doit garantir une stabilité maximale. Une barre de soutien en bas de table permet parfois de bien consolider l’ensemble.
Vous pouvez aussi sélectionner une table réglable en hauteur, qui s’adaptera aux réunions debout ou en position assise. Elles sont généralement équipées d'un système de levage manuel ou d’une assistance par moteur électrique.
Bien choisir les différents sièges pour une salle de réunion
Qu’il s’agisse d’une première rencontre avec un prestataire ou futur partenaire d’un projet, ou d’une assemblée générale pour une prise de décision cruciale, chaque participant à une réunion doit se sentir à l’aise. Les fauteuils ou les chaises de réunion doivent être confortables mais fermes, pour que les participants puissent maintenir leur attention. Ils doivent aussi être ergonomiques pour éviter toute gêne et douleur si la réunion se prolonge.
Voici quelques options de sièges de réunion, de la simple chaise jusqu’au fauteuil de direction.
Chaise
La chaise est le siège le plus fréquemment utilisé dans les salles de réunion. Elle doit être confortable et ergonomique pour permettre aux participants de rester assis pendant de longues périodes. Les chaises avec accoudoirs et dossier réglables sont idéales pour un confort optimal.
Le modèle de chaises que vous adopterez peut aussi prendre en compte vos capacités de rangement : des chaises de réunions empilables, faciles à stocker, permettent de ne jamais être à court de sièges pour un meeting accueillant plus de participants que prévu.
Les chaises de réunion pliantes sont, elles aussi, simples à ranger et tiennent peu de place. Autrefois, le mobilier pliant était moins confortable que le mobilier fixe. Mais ce n’est plus le cas aujourd’hui : une chaise pliante permet de concilier flexibilité et confort.
Fauteuil
Le fauteuil de réunion peut être plus adapté à certaines utilisations, comme les réunions de travail en petit comité ou les entretiens individuels. Il permet de créer un espace plus intime et confortable, propice aux échanges et à la concentration.
Souvent rembourré et équipé d'accoudoirs, le fauteuil peut être plus confortable qu’une simple chaise, offrant un meilleur soutien des bras et du dos pendant une station assise prolongée, par exemple lors de réunions.
Il est généralement réglable en hauteur et en inclinaison de dossier, ce qui permet de s'adapter à la morphologie de chacun et de trouver la position la plus adaptée.
Le fauteuil de réunion participe de l’esthétique recherchée pour votre espace réunion. Il en existe de nombreux modèles, « design » ou plus traditionnels, selon l’identité de votre collectivité.
Pouf
Original, décontracté, le pouf fait partie du mobilier dit « flexible ». On parle aussi d’assises « dynamiques », car la posture peut varier facilement quand on est installé dessus. Il est particulièrement adapté aux réunions informelles ou aux sessions de brainstorming, et permet aux participants d’adopter naturellement une position d’écoute.
Les poufs sont souvent légers et faciles à déplacer, pour créer simplement différentes configurations de l’environnement de travail, en fonction des besoins.
Idéal pour apporter une touche de « design » et de modernité à un espace réunion, le pouf existe dans différentes formes et matières. On peut le choisir en mousse postformée recouverte de polyester, avec une structure en bois MDF (Medium Density Fiberboard). Ou avec un socle et une structure en bois tapissé de mousse.
Les différents accessoires à prévoir pour une salle de réunion
Pour que votre salle de réunion soit fonctionnelle et propice à la productivité, il est important de prévoir les accessoires nécessaires. Voici quelques options d'accessoires pour votre salle de réunion.
Pupitre
Pas toujours facile de prendre la parole en réunion... Un bon pupitre peut aider l’intervenant à produire une intervention de qualité. C’est un accessoire pratique pour les présentations et les discours. Il permet de poser ses notes et son ordinateur portable à hauteur des yeux pour une meilleure visibilité.
Choisissez un pupitre fonctionnel, avec si besoin une installation simple pour un micro. Il existe des pupitres en divers matériaux : pupitres en bois, ou en plexiglas avec une ligne sobre.
Les pupitres sont généralement réglables en hauteur. À noter que choisir des pupitres pliables facilite leur rangement.
Chevalet
Si l’on n’a pas toujours besoin d’un pupitre et d’un micro, on peut très souvent bénéficier de la présence d’un chevalet ou d’un « paperboard ». Il permet d’illustrer sa démonstration par un schéma, ou de noter des idées clefs lors d’un brainstorming par exemple.
Le chevalet est donc un accessoire pratique pour les présentations et les réunions créatives. Il peut servir de support à de grandes feuilles de papier, ou à un tableau blanc.
Les chevalets sont en général réglables en hauteur grâce à des pieds télescopiques. Des roulettes facilitent leur déplacement. Pliables, on les range aisément contre un mur, dans un espace dédié ou dans un coin de la pièce.
Écran d’affichage
Souvent désigné comme « ENI » (écran numérique interactif), l’écran d’affichage est désormais indispensable dans les salles de réunion. Il permet aux intervenants de procéder à leurs présentations, en facilitant le partage de documents, d’images ou de vidéos avec l’ensemble des participants. Il permet aussi à une personne d’intervenir à distance.
Matériel de visioconférence
Le matériel de visioconférence est essentiel pour les réunions à distance. Il permet de communiquer avec des collaborateurs ou des clients situés dans d'autres villes ou pays. Les équipements de visioconférence comprennent généralement une caméra, un microphone et des haut-parleurs, et un ou plusieurs écrans d’affichage.
Des tableaux blancs installés au mur peuvent servir d’espaces d’écriture mais aussi d’écrans de projection.
L’ensemble du mobilier doit simplifier l’installation du matériel de visioconférence, en facilitant les branchements et connections des ordinateurs des visiteurs au matériel de projection. La salle pourra être équipée de meubles informatiques où seront rassemblés les différents éléments tels que modem, routeurs, etc. La table de réunion elle-même doit permettre le passage des câbles nécessaires aux différents branchements.
Quelle taille de salle de réunion prévoir selon le nombre de participants ?
La taille de la salle de réunion dépend essentiellement du nombre de participants et du type d’équipement que vous souhaitez y installer.
Concernant la taille idéale de votre salle de réunion, en fonction du nombre de participants, voici quelques conseils qui pourront vous être utiles.
- Pour une réunion de travail en petit comité (2 à 4 personnes), prévoyez une salle de 10 à 15 m².
- Pour une réunion de travail en groupe (5 à 8 personnes), prévoyez une salle de 15 à 20 m².
- Pour une réunion de travail en grand groupe (9 à 12 personnes), prévoyez une salle de 20 à 30 m².
- Pour une réunion de travail en très grand groupe (plus de 12 personnes), prévoyez une salle de plus de 30 m².
Une fois ces principes posés, il faut réfléchir à l’usage des salles de réunion. Souhaite-t-on organiser ici des réunions assises, ou debout ? Pourra-t-il parfois s’agir d’ateliers collaboratifs, demandant éventuellement aux participants de se déplacer dans la salle ? Ces différents aspects ont un impact sur la taille de l’espace à prévoir.
Quelle taille de salle de réunion prévoir selon le nombre de participants ?
Le box de réunion, ouvert ou fermé, permet de créer de nouveaux espaces de réunion dans les open spaces ou les bureaux partagés. Il est équipé de matériaux absorbeurs de sons, avec des panneaux acoustiques.
Les box fermés – on parle aussi de cabines acoustiques ou de cabines de confidentialité – sont totalement insonorisés.
Le box de réunion présente tout l’équipement nécessaire à des réunions de travail en petit comité : on peut y installer de deux à six personnes, qui pourront y profiter d’assises confortables (banquettes), d’une table, d’un écran d’affichage et d’un système de visioconférence.
Faciles à installer et à déplacer, ces nouveaux modules permettent de créer des espaces de réunion flexibles et adaptables à vos besoins.
Finalement, l’important dans une salle de réunion est d’abord de permettre aux usagers d’être bien installés, pour favoriser l’écoute et la participation de chacun, avec du matériel facilitant les échanges et le partage d’information.
Mais pour aménager votre salle, n’oubliez pas d’y placer également d’autres éléments plus basiques, comme les meubles de rangement (on pense aux étagères, mais aussi aux caissons de bureau) ou tout simplement les poubelles de bureau. Choisir du mobilier acoustique, limitant les nuisances sonores, est aussi une bonne idée.
Très important aussi pour un espace réunion réussi : la décoration ! Elle peut radicalement transformer l’atmosphère d’une salle.
Le choix du mobilier et des accessoires pour votre salle de réunion dépend avant tout de vos besoins : prenez le temps de bien les définir avant de faire votre choix, et n'hésitez pas à demander conseil à un professionnel. Vous pourrez ensuite organiser des réunions productives et inspirantes, qui profiteront à toute votre collectivité.
