GUIDE D'ACHAT

Bien choisir le matériel et fournitures de bureau de sa collectivité

Perdus dans l’offre pléthorique des fournitures de bureau professionnelles ?... Voici un guide pour vous y retrouver. Un matériel de bureau et une papèterie de qualité sont essentiels pour créer un espace de travail fonctionnel et agréable, dans un coworking ou dans une mairie, une école ou un établissement pour personnes âgées. Les équipes administratives doivent être en mesure de bien travailler, avec de bons outils pour écrire, classer, partager et ranger leurs documents papiers.

Bien choisir le matériel et fournitures de bureau de sa collectivitéBien choisir le matériel et fournitures de bureau de sa collectivité

On a beau être à l’ère du digital, les documents papiers et le petit matériel de bureau restent d’actualité. Mais au moment de passer commande des fournitures professionnelles nécessaires à la bonne marche administrative de la collectivité, on peut se sentir un peu dépassé par la variété d’articles à prendre en compte.

Aujourd’hui encore, on doit être en mesure d’écrire sur de vraies feuilles, d’imprimer, de surligner... Mais aussi de protéger, classer, agrafer, ranger... Sans oublier les opérations délicates de découpage aux ciseaux ou au cutter, et de collage à l’aide du bon vieux bâton de colle ou d’un rouleau de ruban adhésif ! Bref. Comment choisir les bonnes fournitures administratives, matériel de bureau et papèterie ? Nous les avons réunies en différentes catégories pour vous permettre d’y voir plus clair.

Le papier : feuilles, enveloppes et intercalaires

Nous l’avons dit : Le partage de documents au format digital est de plus en plus fréquent. Et pour cause : on a bien compris l’impact de l’industrie papetière sur l’environnement. D’ailleurs, depuis plusieurs années, les courriers électroniques des entreprises se terminent souvent par la formule consacrée : « Réfléchissez avant d’imprimer cet email ! »

Cependant, il est parfois beaucoup plus pratique, et nécessaire, de partager des documents sur un support papier. D’une part, parce que la signature électronique n’est pas encore tout à fait généralisée. D’autre part, parce que l’email lui-même est porteur d’une empreinte carbone non négligeable en raison des serveurs qu’il mobilise... Mais c’est un autre débat.

Quoi qu’il en soit, la papeterie de bureau englobe bien sûr les feuilles, qu’on choisira dans un grammage et un format adapté aux usages (A4 ou A3 par exemple), mais aussi les enveloppes et les intercalaires.

Dans l’idéal, on utilise des feuilles et des enveloppes en papier recyclé, et recyclable, qu’on ne manquera pas de jeter dans les conteneurs dédiés.

On n’oublie pas non plus les « post it » et autres notes repositionnables, donc réutilisables, bien pratiques à utiliser comme pense-bête ou pour la gestion des différents projets de la collectivité, en mode Agile par exemple (cette méthodologie de suivi de projet est empruntée au monde de l’informatique, mais elle peut être utilisée dans d’autres domaines impliquant un travail en équipe).

Du matériel pour écrire, effacer, surligner

dateurdateur

Un tampon de bureau 

Gérer le courrier, les documents comptables ou tout autre document administratif d’une collectivité demande de l’organisation et de la précision, surtout concernant les dates de réception et d’envoi, par exemple. La solution la plus pratique reste évidemment les dateurs et les tampons encreurs. On peut les choisir à armature métallique ou plastique, avec numéroteur. Selon les besoins, il s’agira d’un tampon encreur avec date, commercial ou personnalisable.

Certains tampons fonctionnent avec recharges ou cassettes, et présentent tout un choix de couleurs. L’important est de pouvoir facilement les prendre en main et de vérifier facilement le sens d’impression (que celui ou celle qui n’a jamais tamponné un document à l’envers lève le doigt !) On choisit donc des tampons aux designs ergonomiques.

Mis à part le datage, la bonne gestion des documents administratifs nécessite aussi de pouvoir classer ceux-ci correctement, avec du matériel de rangement efficace.

Des stylos, crayons et marqueurs effaçablesDes stylos, crayons et marqueurs effaçables

Des stylos, crayons et marqueurs effaçables

On utilise peut-être au bureau davantage le clavier que le stylo ou le crayon... Mais tout de même, écrire reste un plaisir, même dans le cadre du travail.

On choisit des stylos qui glissent agréablement sur le papier, pour plus de confort et pour limiter les risques de subir la « crampe de l’écrivain », si familière aux étudiants.

Pour esquisser des schémas, on s’oriente vers des crayons ou des porte-mines à la pointe plus ou moins fine selon les besoins. On n’oublie pas de commander des gommes et des correcteurs pour effacer efficacement toute rature ou erreur sans laisser de trace !

Des marqueurs pour les tableaux blancsDes marqueurs pour les tableaux blancs

Des marqueurs pour les tableaux blancs

On n’écrit pas seulement sur le papier : pensons aussi à fournir aux équipes suffisamment de marqueurs effaçables pour les tableaux blancs, particulièrement importants pour fonctionner en mode projet ou tout simplement lors de réunions de travail.

Des surligneurs pour la couleur Des surligneurs pour la couleur

Des surligneurs pour la couleur 

On n’oublie pas non plus les surligneurs ou stabilos, histoire de mettre en valeur les informations à retenir sur les documents que l’on consulte ou que l’on partage avec ses collaborateurs.

Du matériel de bureau pour agrafer, classer, protéger et ranger 

Des étiquettes pour identifier les documentsDes étiquettes pour identifier les documents

Des étiquettes pour identifier les documents

Sur les chemises, mais aussi sur les porte-revues et les boites d’archive, on place des étiquettes pour bien identifier les documents classés dans ces éléments de rangement. Des étiquettes repositionnables pourront être réutilisées.

Parmi les étiquettes de bureau, il y a aussi celles qu’on utilise sur les enveloppes, pour l’envoi de courrier postal. Certaines étiquettes sont compatibles avec des imprimantes laser ou à jet d’encre. Sinon, on peut bien sûr écrire l’information à la main.

Des étiquettes en polyester, très résistantes, peuvent être utilisées sur du bois, du métal, du verre ou du plastique, et résister à des températures élevées, allant de 20 à 80 °C ! Certaines collectivités ont au contraire besoin d’utiliser des étiquettes pour des conteneurs dans des chambres froides. On utilise alors des étiquettes « basse température ».

Des agrafeuses et perforateursDes agrafeuses et perforateurs

Des agrafeuses et perforateurs

Traiter et gérer des documents, cela suppose souvent de les rassembler, de les classer et de les ranger dans un certain ordre. L’objectif est non seulement de ne perdre aucun document important et d’y accéder facilement, mais aussi d’optimiser l’espace, tout simplement ! Le papier peut en effet prendre une place considérable dans l’espace bureau d’une collectivité.

Pour rassembler efficacement les documents et ne pas voir des feuilles volantes s’échapper d’un dossier, on peut utiliser une agrafeuse un perforateur qui permettra de placer les feuilles dans des classeurs à anneaux. Selon la quantité de feuilles à agrafer et le nombre de documents à gérer, on peut choisir une agrafeuse manuelle ou une agrafeuse électrique de bureau, dotée si besoin d’une visière de protection. Une agrafeuse à plat proposant une profondeur d’agrafage réglable s’adaptera à tous les dossiers, même les plus épais. On n’oublie évidemment pas de s’approvisionner en agrafes au format adapté, ainsi que d’un ôte-agrafes, bien pratique quand on a agrafé par erreur une mauvaise liasse de documents !

 

Pour classer les feuilles dans les classeurs, on choisit un perforateur simple ou un perforateur gros travaux, toujours selon les besoins. On peut consolider les trous à l’aide d’œillets, qui permettront de conserver des documents bien rangés et en bon état, plus longtemps.

Des classeurs robustes et des chemises coloréesDes classeurs robustes et des chemises colorées

Des classeurs robustes et des chemises colorées

Une fois rassemblés, les documents peuvent être glissés dans différentes chemises, rigides ou souples, en plastique, en carton ou en papier.

Les documents perforés peuvent être rangés dans des classeurs robustes petit ou grand format selon les documents à classer. Classeurs à levier ou classeurs à anneaux, on les commande en tout cas en différentes couleurs, tout comme les trieurs et parapheurs.

Des trieurs et parapheurs résistantsDes trieurs et parapheurs résistants

Des trieurs et parapheurs résistants

Les trieurs et parapheurs professionnels  font eux aussi partie du matériel de bureau essentiel pour classer les documents. On peut choisir des trieurs de bureau avec fenêtre ou sans fenêtre, ou encore des trieurs valisettes. Côté matériaux, il existe des trieurs en plastiques ou en carton. Si l’on manque de place sur son plan de travail, alors on opte pour un trieur mural.

Des porte-revues robustesDes porte-revues robustes

Des porte-revues robustes

Le porte-revue permet de ranger des documents de manière fiable. Il est rigide et robuste, qu’il s’agisse de porte-revue en plastique, en carton ou de type serre-livre. On peut choisir des porte-revues personnalisables, avec plusieurs modules. Des porte-revues gris ou noir conviendront pour conserver une certaine sobriété. Mais si l’on souhaite ajouter un peu de gaieté à une pièce, on place des porte-revues multicolores sur les étagères.
Le porte-revue permet aussi de stocker des documents destinés à l’archivage.

Des boites à archives solidesDes boites à archives solides

Des boites à archives solides

Certains documents peuvent être stockés de manière prolongée sans que l’on ait forcément besoin d’y accéder régulièrement. C’est le principe de l’archivage. On peut utiliser des boites d’archives solides et bien fermées, en carton ou en plastique, que l’on placera dans des placards ou des armoires. A moins que l’on choisisse un bloc de classement, véritable mini caisson à tiroirs. Certaines boites à archives aux motifs multicolores sont également très décoratives et peuvent rester bien en vue sur des étagères ouvertes.

Trombones, attaches parisiennes et élastiquesTrombones, attaches parisiennes et élastiques

Trombones, attaches parisiennes et élastiques

Certains documents doivent être rassemblés de manière ponctuelle. Il suffit d’un trombone , d’un élastique ou d’une attache parisienne pour les réunir et obtenir plus de clarté dans leur organisation. On n’oublie pas les pinces double clip, ou encore les punaises pour épingler des documents au mur. Quand c’est possible, on choisit ces petits objets de toutes les couleurs, et on les range dans de jolis pots transparents : un bon point pour la déco du bureau !

Cahiers, agendas, manifolds et autres registres

Des cahiers manifolds et registres pour la comptaDes cahiers manifolds et registres pour la compta

Des cahiers manifolds et registres pour la compta

La bonne comptabilité de la collectivité doit compter sur de bons outils. Parmi eux, les manifolds et autres registres. Ces livrets spécifiques à l’activité comptable sont disponibles dans différents formats et modèles.

Agenda et calendrier pour suivre le fil de l’annéeAgenda et calendrier pour suivre le fil de l’année

Agenda et calendrier pour suivre le fil de l’année

On a toujours besoin d’un calendrier et d’un agenda : cela permet de noter les moments clefs de la vie de la collectivité, de marquer la date d’une réunion importante... Il peut être choisi dans différentes dimensions, selon l’endroit où l’on veut le poser ou l’afficher. Calendrier mural ou à poser sur un bureau : tout dépend des préférences de chacun.

Même chose concernant l’agenda : l’essentiel est de le choisir au bon format, c’est-à-dire au format qui convient à l’utilisateur. C’est un choix finalement assez personnel. Autant faire un petit sondage au sein des équipes pour connaître les préférences des uns et des autres avant de passer commande.

Des protège-cahiers pour consolider tout çaDes protège-cahiers pour consolider tout ça

Des protège-cahiers pour consolider tout ça

Pour protéger ces différents livres et livrets, on utilise des protège-cahiers qui leur permettront de durer toute l’année, ou en tout cas le temps de leur utilisation. Un simple rouleau couvre livre permet de protéger la couverture de ces outils finalement assez fragiles, et qui ont forcément tendance à s’abimer au fil des utilisations.

Matériel de bureau pour découper et coller 

Ciseaux et cutters Ciseaux et cutters

Ciseaux et cutters 

Que ce soit pour découper du papier ou des feuilles plus épaisses, les ciseaux et le cutter sont des éléments importants dans l’ensemble du matériel de bureau. Selon les besoins, on choisit des ciseaux professionnels multifonction, ou des ciseaux chromés, ou tout simplement des ciseaux de bureau. Parce que tout le monde n’est pas droitier, on pense à commander des ciseaux pour gauchers ! Concernant le cutter, il doit être manipulé avec beaucoup de précaution : on choisit un cutter de sécurité. Quoi qu’il en soit, la précision du cutter offre une coupe parfaitement nette et permet d’ajuster la taille de feuilles de papier, de carton ou même de plastique à l’usage que l’on veut en faire. Pour ne pas abimer le plan de travail, on le protège avec une plaque de coupe.

Colle et adhésifColle et adhésif

Colle et adhésif

Coller ou recoller une étiquette, fermer une enveloppe récalcitrante, assembler deux feuilles A4 pour faire un A3... Les occasions de coller des documents entre eux sont nombreuses. La colle et le ruban adhésif ne sont pas réservés à l’usage scolaire, on en a également besoin au bureau ! Colle aérosol, colle blanche vinylique en flacon, ou tout simplement colle en bâton, à vous de trouver la colle dont vous avez besoin. Quant aux dévidoirs de scotch de bureau, ils existent en différents formats et design. Certains dévidoirs ont une base lestée, ce qui leur donne toute la stabilité nécessaire une fois posés sur le plan de travail.

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