LIEUX DE VIE

Comment aménager un espace réunion dans une collectivité ?

On l’appelle « salle de réunion » ou « salle de conférence ». Mais dans tous les cas, c’est un espace où l’on se rassemble pour discuter de sujets précis et prendre des décisions parfois très importantes. C’est aussi un lieu où l’on fait appel à sa créativité, lors de « brainstormings » par exemple. A chaque salle de réunion son usage… et à chaque usage son mobilier ! En Ehpad, en mairie ou encore dans un établissement scolaire, voici quelques conseils pour bien aménager un espace de réunion.

Grande table de réunion rondeGrande table de réunion ronde

Les réunions sont des moments clefs dans la vie d’une collectivité. On y discute, on y « brainstorme », on y débat. Et surtout, on y prend des décisions parfois cruciales : dans un Ehpad, la création d’un nouveau service pour les résidents ; dans un établissement scolaire, la nouvelle organisation de la cantine; dans une mairie, la conception de la prochaine salle des fêtes. La salle de réunion, c’est aussi un lieu où l’on accueille de potentiels collaborateurs ou prestataires. C’est là que peuvent naître de belles relations et projets d’avenir. Il est d’autant plus important que cet espace reflète l’image que l’on souhaite donner de son établissement, pour démarrer sur de bonnes bases. Son aménagement doit donc être pensé avec soin, avec un mobilier de réunion confortable pour réfléchir posément et discuter dans le calme.

Aménager une salle de réunion fermée : calme, concentration et confidentialité

Si la configuration des lieux le permet, on peut choisir d’installer une salle de réunion fermée, pour plus de calme et de concentration. Cela donne aussi aux rendez-vous qui y sont organisés un caractère plus formel. Cela peut aussi se refléter dans le mobilier utilisé : une table robuste pouvant accueillir plusieurs participants, des chaises ou fauteuils confortables, des meubles de rangements élégants... Voici quelques idées pour aménager cet espace spécifique.

1 –Choisir une table de réunion adaptée

Une table fixe, exclusivement dédiée aux réunions, est par définition « formelle ». Selon le style que l’on veut donner à la salle, on choisira une table de réunion ovale ou ronde, en bois, ou en bois et acier. Pour les plateaux de la table, les panneaux de particules mélaminés sont également très utilisés. On adapte la taille de la table au nombre de collaborateurs à réunir habituellement. Une table de réunion pour 6 personnes peut suffire mais si l’on a la chance de bénéficier d’une vaste salle, on peut se permettre d’installer une grande table de réunion : certaines, qui peuvent accueillir jusqu’à 26 personnes, créent un décor inspirant.

Table de conférenceTable de conférence

2 – Des fauteuils de réunion confortables

Qu’il s’agisse d’une première rencontre avec un prestataire futur partenaire d’un projet, ou d’une assemblée générale pour une prise de décision cruciale, les fauteuils ou chaises de réunion doivent permettre à chacun de se sentir bien. On choisit des assises confortables mais fermes pour que les participants puissent maintenir facilement leur attention dans ces moments importants.

Siège de réunion confortableSiège de réunion confortable

3– Des branchements accessibles

Dans l’idéal, on veille à disposer l’ensemble du mobilier de manière à faciliter les branchements et connections des ordinateurs des visiteurs au matériel de projection. La salle pourra être équipée de meubles informatiques où seront rassemblés les différents éléments tels que modem, routeurs, etc. La table de réunion elle-même doit permettre le passage des câbles nécessaires aux différents branchements. On peut y associer un support écran pour présenter un futur projet. Dans cette même perspective, on installera aux murs un ou plusieurs tableaux blancs qui serviront d’écran de projection mais aussi d’espace d’écriture.

Siège de réunion hautSiège de réunion haut

4- Les pupitres de présentation pour faciliter la prise de parole en réunion

Pas toujours facile de prendre la parole en réunion, encore moins en conférence où le public est plus nombreux. D’une part, il faut assurer que la voix arrive parfaitement aux oreilles de tous les participants. D’autre part, l’intervenant peut être un peu impressionné. Le matériel à sa disposition doit donc le soutenir dans sa prise de parole et surtout ne pas le perturber avec des défauts de fonctionnement ! L’intervenant doit donc bénéficier d’un pupitre de conférence fonctionnel, avec une installation micro facile à manipuler.

5 – Les chevalets pour illustrer ses idées

On n’a pas toujours besoin d’un pupitre et d’un micro mais on a le plus souvent besoin d’un chevalet de conférence ou d’un « paperboard » pour illustrer sa démonstration par un schéma, ou noter des idées clefs lors d’un brainstorming par exemple. On peut même transformer un ou plusieurs murs de l’espace réunion en mur d’écriture, grâce à des grands tableaux blancs muraux.


Si l’on n’a pas de salle de réunion dédiée, c’est une raison supplémentaire pour choisir des chevalets de présentation mobiles, que l’on peut déplacer facilement d’une salle à l’autre et placer dans un coin en attendant d’en avoir à nouveau besoin.
Par ailleurs, on peut également opter pour le paperboard digital qui propose une nouvelle vision du travail collaboratif. D’un simple geste, les participants peuvent démarrer, collaborer, présenter, noter, effacer, sauvegarder, partager, ouvrir des fichiers, etc. !

Paperboard digitalPaperboard digital

6 - Décorer la salle de réunion pour inspirer

Cet espace dédié aux réflexions communes, aux discussions et à la prise de décision devrait refléter les valeurs de la collectivité : on n’hésite pas à les afficher sur les murs, avec des posters exprimant les messages que la collectivité souhaite transmettre à ses partenaires et à ses visiteurs. Mais la décoration d’une salle de réunion passe aussi par le mobilier. Là encore, tout dépend du style que l’on veut donner à la pièce. Selon les cas, on pourra installer des étagères et des bibliothèques avec vitrines en verre pour exposer des livres ou des objets emblématiques, racontant l’histoire de l’institution s’il s’agit d’un établissement scolaire ou d’un Ehpad par exemple, ou bien encore le passé de la commune.

Armoire vitrineArmoire vitrine

Transformer un espace informel en salle de réunion flexible

Si l’on ne bénéficie pas d’une salle dédiée, on peut parfaitement utiliser d’autres lieux pour y aménager un espace réunion, ponctuel ou permanent. Il peut s’agir d’un lieu multi-usages, fermé ou ouvert. Un mobilier de réunion pliant ou modulable permettra ainsi de créer facilement une salle de réunion à la demande.

1 – Un mobilier de salle de réunion modulable

Dans un souci d’optimisation des espaces, on peut aussi préférer du mobilier modulable, pour un espace de réunion flexible. Par exemple, pour un espace de réunions ponctuelles et informelles, on peut poser des tabourets ou des poufs autour d’une table basse qui pourra par ailleurs être utilisée pour une pause-café.

2 – Utiliser un mobilier de réunion pliant facile à ranger

Pour installer un espace réunion dans un lieu dont ce n’est pas l’usage premier, le mieux est d’utiliser du mobilier empilable ou pliant, que l’on pourra escamoter ou réinstaller au fur et à mesure des besoins. Les chaises de réunions empilables, faciles à stocker, permettent de ne jamais être à court d’assises pour un meeting accueillant plus de participants que prévu.

Table de réunion rectangulaire plateau pivotantTable de réunion rectangulaire plateau pivotant

Les tables et chaises de réunion pliantes sont elles aussi très faciles à ranger et tiennent peu de place. Autrefois, le mobilier pliant était moins confortable que le mobilier fixe. Mais ce n’est plus le cas aujourd’hui : une chaise pliante permet de concilier flexibilité et plaisir de se réunir. De même, des tables de réunion pliantes sont un excellent moyen d’optimiser l’espace. Par exemple, il est possible de ranger jusqu’à dix tables sur deux chariots pour tables pliantes. On disposera de ces tables au fur et à mesure des besoins : une fois dépliées, elles peuvent s’emboîter entre elles pour créer une grande table de réunion ovale.


On peut aussi utiliser une grande table pliante de séminaire dont on empilera les plateaux après en avoir replié les pieds.

3- Du mobilier de réunion facile à bouger

Toujours pour créer un espace modulable, on choisira du mobilier facile à déplacer et agencer. Des tables de réunion mobiles à roulettes, par exemple, peuvent être assemblées pour former un plateau de dimension variable selon les besoins. Des chaises de réunion à roulettes potentiellement utilisées devant un poste de travail, pourront être mobilisées facilement pour assurer le bon nombre de places assises aux participants.

Table de réunion en uTable de réunion en u

4 – Isoler un coin réunion dans un espace ouvert

On peut aussi installer un coin réunion informel, au cœur d’un espace accueil et détente ou dans un hall, ou encore au beau milieu d’un espace de travail ouvert. Cela offre moins de confidentialité cependant, et peut poser un problème concernant le bruit ambiant : dans un espace détente où l’on a installé un babyfoot par exemple, pas facile de se concentrer sur une conversation alors qu’un match bat son plein juste derrière soi… Mais cela donne une dimension très conviviale et dynamique à la réunion elle-même, qui bénéficie de l’énergie environnante. Et pour isoler momentanément cet espace de réunion ouvert, on peut utiliser des cloisons de séparation mobiles.

5- Un espace de réunion original pour des séances de créativité

On parle de plus en plus de la station debout pour travailler. Elle est également d’actualité en réunion ! Installer des tables de réunion hautes, avec ou sans tabourets, permet des échanges ponctuels et rapides, pour des réunions brèves mais souvent très productives. Autour d’une table plus classique, on peut installer des balles d’assises. Cet aménagement crée un espace réunion original, pour des meetings courts et efficaces. Pour des réunions brainstorming créatifs, on peut aussi utiliser des assises autorisant le mouvement, comme des tabourets culbuto. Le mouvement permet d’activer certaines zones du cerveau, également sollicitées pour assimiler l’information et faire naître des idées… Ces tabourets sont également bienvenus pour les longues réunions, qui nécessitent une position assise prolongée, parfois difficile à supporter pour certains participants.

Tables et chaises de réunionTables et chaises de réunion
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