Télétravail, visites virtuelles : comment s’équiper pour rester
connecté dans les collectivités ?

Les outils numériques permettent aujourd’hui de garder facilement le contact avec ses proches ou ses collègues, quand on s’en trouve séparé quel qu’en soit le motif, ponctuel ou permanent : incapacité à se rendre au travail pour des raisons de santé ou de sécurité, de blocage de routes... Quelle que soit les circonstances, il est aujourd’hui possible de travailler autrement : on peut assurer la continuité du travail en équipe et celle des relations familiales et amicales, grâce aux nouvelles technologies qui permettent une communication à distance de grande qualité. Webcam, ordinateurs portables, tablettes, matériel de visio et audio conférence... Voici quelques idées et conseils pour s’équiper en outils numériques et préserver la cohésion de sa collectivité, qu’il s’agisse d’une mairie, d’un établissement de santé (Ehpad, maison de convalescence…) ou d’un établissement éducatif.

L’un des principaux avantages des nouvelles technologies, c’est d’avoir élargi le champ de la communication. Elles permettent à chacun de rester connecté à son environnement, même s’il en est physiquement absent pour différentes raisons. Ces raisons peuvent être ponctuelles ou permanentes, prévues ou inattendues : on peut avoir décidé, d’entrée de jeu, de mettre en place une organisation de façon permanente au sein de sa collectivité, avec du télétravail régulier plusieurs jours par semaine pour certains collaborateurs. On peut aussi choisir d’organiser un système de visio conférences dans les Ehpad pour permettre aux résidents de discuter avec leurs proches en cas d’éloignement géographique, ou pour éviter de trop nombreux déplacements aux familles. Parfois, le télétravail et la communication à distance peuvent s’imposer par la force des choses, de manière temporaire : en cas d’épidémie par exemple (grippe, gastroentérite et autres virus contagieux) ou pour des questions sécuritaires ou environnementales (comme de brutales chutes de neiges rendant les routes momentanément impraticables). Dans tous ces cas de figure, on doit pouvoir rebondir et travailler autrement.

Pour bien aménager son espace de télétravail et favoriser la communication à distance, choisissez du matériel bureautique et multimédia pratique et performant :
• Ordinateur portables
• Webcams
• Équipements ergonomiques (support écran, repose-pieds, repose-poignets, etc.)
• Matériels de visioconférence et audioconférence
• Postes IP et téléphones portables
• Mobilier de bureau adapté au télétravail
• Etc.

Tous ces outils permettent d’être virtuellement présents les uns pour les autres, pour une collectivité connectée quelles que soient les circonstances.

Bien équiper sa collectivité pour le télétravail

Des ordinateurs portables performants

Pour permettre aux équipes de la collectivité de travailler à la maison, il est nécessaire de les équiper d’ordinateurs portables récents et performants, convertibles ou non en tablette le cas échéant. Pour faciliter le travail collaboratif, mieux vaut choisir un ordinateur portable équipé d’une webcam, d’un micro et de multiples ports (USB, USB C, HDMi...). Dans l’idéal, on veille à munir les collaborateurs d’adaptateurs multiples, pour pouvoir brancher différents accessoires à leur ordinateur en cas de besoin.

Informatique et multimédia

Bien choisir son matériel d’audio- et visio-conférence

Le travail à distance aujourd’hui implique de réunir virtuellement des participants géographiquement éloignés, dans un esprit de cohésion. Cela passe par du matériel de téléphonie performant. Les récentes technologies permettent d’organiser des visio-conférences proposant une image et un son de très bonne qualité, grâce à des terminaux capables de gérer plusieurs connexions simultanées. Le matériel doit être facile à manipuler pour lancer rapidement une réunion même improvisée.

Dans certains cas, il faut être en mesure s’exprimer face à une audience relativement nombreuse, pour lui transmettre des informations importantes. Connecter une webcam à son ordinateur de bureau ou son pc portable garantit une meilleure qualité d’image.

C’est particulièrement important quand on veut organiser une session de type webinaire : cela peut être le cas pour un enseignant ayant besoin de mettre en place un système d’enseignement à distance pour sa classe, en cas de fermeture des écoles par exemple. La vidéo est un excellent moyen de maintenir ou créer le lien entre l’enseignant et ses élèves, lors de sessions individuelles ou collectives.

La vidéo c’est important, mais on peut aussi réussir une réunion à distance en s’appuyant uniquement sur un son d’excellente qualité. On choisit pour sa collectivité des terminaux d’audioconférence bénéficiant d’une grande autonomie et pouvant accueillir un grand nombre de participants.

Visioconférence

Téléphonie et connexion internet : un équipement moderne et performant

De leur côté, les collaborateurs travaillant depuis leur domicile doivent eux aussi bénéficier d’un matériel de téléphonie performant. On n’hésite pas à leur proposer des casques téléphoniques filaires ou sans fils. Légers et confortables, ils sont dotés de dispositifs anti-bruit qui protègent les utilisateurs de tout choc acoustique. Ils s’adaptent à de nombreux modèles de téléphones fixes, ils facilitent l’ensemble de leurs communications.

Pour le travail à domicile de certains collaborateurs, on peut aussi les équiper d’un poste IP, qui leur permet de raccorder chez eux leur ligne téléphonique professionnelle à leur box.

 
Casque micro

Casque micro grand confort compatible PC et tablette

 
Casque micro

Casque micro ajustable idéal pour les dialogues skype

 
Casque micro bluetooth

Casque micro bluetooth antibruits haute qualité

Mobilier de bureau et fournitures bureautiques

N’oubliez pas l’indispensable pour l’management de votre espace de télétravail :

 
Mobilier de bureau

Mobilier de bureau

 
Fourniture de bureau

Fourniture de bureau

 
Classement et archivage

Classement et archivage

 
Repose-pieds

Repose-pieds

 
Armoire et modules de rangement

Armoire et modules de rangement

 
Sièges de bureau

Sièges de bureau

Équiper un établissement médico-social pour les visites virtuelles familiales ou médicales

Des résidents d’EHPAD connectés avec leurs familles et leurs proche

Dans les collectivités qui accueillent des résidents permanents, comme les EHPADS ou les foyers d’hébergement, la vie des usagers est rythmée par les visites de leurs proches. Ces visites sont souvent un gage d’équilibre et de bien-être psychologique. Quand elles deviennent compliquées, voire impossibles à mettre en place pour diverses raisons, on peut aujourd’hui compter sur les nouvelles technologies pour atténuer le sentiment d’isolement. Plusieurs ordinateurs mis à disposition des usagers leur permettront ainsi de recevoir des appels vidéo par Skype par exemple, et de garder un lien fort avec leurs proches.

Ainsi, quand les visites dans les Ehpad sont impossibles, pourquoi ne pas dédier une ou plusieurs zones de l’établissement pour des « visites virtuelles » ? L’idéal serait de pouvoir créer plusieurs espaces privatifs décorés chaleureusement, chacun muni d’un ordinateur, d’une caméra et d’un fauteuil confortable et stable pour que les personnes âgées s’y sentent bien et puisse échanger librement. On veille à une bonne isolation sonore de ces espaces, où se dérouleront des conversations privées, pour ne pas déranger les autres résidents et donner un sentiment de confidentialité à la personne âgée et à ses proches.

On peut aussi préférer se munir d’ordinateurs portables ou de tablettes, que l’on apportera dans les chambres des résidents qui sont dans l’incapacité de se déplacer. On n’oublie pas les supports de tablettes pour les maintenir en place sur une table sans effort : une personne âgée aura peut-être du mal à tenir une tablette de manière prolongée.

On pense aussi à connecter si besoin l’ordinateur à un visualiseur ou une webcam portative, de préférence munie d’une tige flexible pour pouvoir ajuster l’angle de l’image facilement.

Même si ces visites sont privées, le personnel de l’EHPAD sera potentiellement amené à intervenir en cas de petit souci technique pour que cela ne génère pas d’inquiétude chez la personne âgée : certains aînés sont d’ores et déjà familiers des technologies de la communication et les utilisent depuis des années pour garder le contact avec leurs enfants et petits-enfants. D’autres personnes âgées ne connaissent pas ces outils et ont besoin d’être davantage accompagnées dans leur utilisation.

Visualiseur HUE

Téléconsultations médicales en EHPAD ou en établissement médico-social

Aujourd’hui, il est possible de bénéficier d’une consultation médicale à distance : la téléconsultation médicale est désormais reconnue comme un acte répondant aux mêmes critères que ceux d’une visite en face à face. Pour un EHPAD, un foyer d’hébergement ou tout établissement médico-social, proposer un équipement dédié aux téléconsultations est un atout. Cela évite à des résidents parfois fragiles d’avoir à se déplacer. Cela atténue aussi l’impact de l’absence de médecin sur place ou à proximité, par exemple dans les régions que l’on qualifie de « déserts médicaux ».

La consultation peut avoir lieu depuis une tablette ou un ordinateur (voire un smartphone). L’établissement peut réserver un espace et un équipement numérique dédiés à ces téléconsultations médicales. La présence d’un membre du personnel infirmier est souvent recommandée au côté du résident de l’EHPAD ou de l’établissement médico-social.

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