LIEUX DE VIE

Comment aménager un espace réunion dans une collectivité ?

Ce n’est pas parce qu’on est souvent sur Zoom, Meet ou Skype qu’on doit oublier l’importance d’une belle salle de réunion ! Au contraire : quand on a l’occasion de se retrouver « en vrai », il est essentiel de profiter d’un espace réunion confortable et design, où l’on a plaisir à passer un moment pour réfléchir ensemble, discuter et prendre des décisions. Alors, comment aménager une salle de réunion aujourd’hui ? Voici quelques conseils pratiques.

grande table de réunion ovalegrande table de réunion ovale

Avant la crise sanitaire, quand on réfléchissait à l’aménagement d’une salle de réunion, on pensait principalement au confort et au design du mobilier, à la convivialité de la salle pour faciliter les échanges entre les participants, au calme du lieu pour favoriser la réflexion collective.... Aujourd’hui, c’est toujours le cas mais il faut ajouter à tout cela la distanciation sociale, la bonne ventilation et aération des lieux, la mise à disposition de gel hydroalcoolique, sans oublier l’installation d’équipements de visio-conférence performants pour intégrer à la réunion les collaborateurs en télétravail, ou un partenaire qui n’a pas pu se déplacer.

Bien aménager un salle de réunion implique d’abord de réfléchir à la surface disponible. En cas de nécessaire distanciation sociale, il faut prévoir suffisamment d’espace entre les personnes présentes : on envisage un mètre de séparation minimum entre chaque participant à une réunion. Pour garantir le respect de ces distances, on veille bien sûr à limiter le nombre de personnes présentes dans l’espace concerné. Le bon choix des aménagements et du mobilier de la salle de réunion aidera à faire en sorte que chacun se sente bien.

En 2021, on opte pour un mobilier de salle de réunion modulable : plus que jamais, il s’agit d’optimiser les lieux en fonction des besoins.

Table de réunion fixes ou pliante pour un bon plan de travail

La table de réunion est traditionnellement perçue comme un élément central de la salle. Et pour cause : dans la sphère privée comme professionnelle, c’est spontanément autour d’une table que l’on se réunit pour prendre des décisions. Que l’on soit assis, ou debout autour d’une table de réunion haute, l’important est que tout le monde se sente à l’aise pour participer à la réflexion.

grande table de réunion en Ugrande table de réunion en U

Le choix de la taille de la table dépend des besoins de la collectivité. On peut très bien choisir une petite table de réunion ; cependant, en période de crise sanitaire, une table suffisamment grande permettra de respecter facilement une distance d’un mètre minimum entre chaque collaborateur. Selon l’espace dont on dispose, et en fonction de ses préférences en termes de design, on peut choisir une table de réunion carrée, rectangulaire ou ronde. Mais l’allure professionnelle d’une table de réunion ovale est également très appréciée. Elle offre à la fois une longueur conséquente, et la douceur d’extrémités arrondies.

Pour toujours plus de flexibilité, on peut aussi choisir une table de réunion extensible, munie d’une ou plusieurs rallonges.

Concernant les couleurs, tout dépend de l’image et de l’identité de la collectivité. Le bois naturel apporte toujours une touche chaleureuse, emprunte d’authenticité. Un piètement coloré donnera plus de gaieté ou de vitalité à l’espace. On peut choisir un piètement en bois ou métallique, central ou aux quatre coins du plateau : là encore, tout dépend des préférences de chacun.

Le matériau utilisé pour le plateau doit être facile à nettoyer, voire à désinfecter en période de crise sanitaire.

On peut avoir besoin d’aménager une salle de réunion flexible, avec une table de réunion pliante, que l’on rangera facilement pour utiliser l’espace autrement, selon les besoins. Loin de perdre en qualité, ces tables pliantes apportent autant de stabilité qu’une table classique. On peut en rabattre le plateau verticalement pour les ranger et gagner de l’espace.

D’autres tables peuvent être mises bout à bout pour accueillir un nombre de participants plus important. Ces tables de réunions modulables présentent des piètements rabattables, ce qui leur permet d’être empilées les unes sur les autres. C’est particulièrement utile pour équiper une grande salle de réunion, qui pourra être réservée à d’autres usages le cas échéant.

grande table de réunion en U sur roulettesgrande table de réunion en U sur roulettes

Chaise de réunion fixe ou pliante : confort et ergonomie avant tout

Certaines réunions ont lieu debout. Mais pour d’autres, il est préférable de s’assoir confortablement, le dos bien calé. L’ergonomie d’une chaise ou d’un fauteuil de réunion est primordiale. Même si on ne l’occupe que ponctuellement, cette assise ne doit générer aucun trouble musculo-squelettique ni mal de dos. Par ailleurs, les chaises de réunions peuvent toujours être utilisées comme chaises de bureau, dans une logique de mobilier flexible. L’ergonomie est donc incontournable.

Selon l’ambiance que l’on veut donner à l’espace, on choisira des chaises en bois, ou à la structure en acier. D’autres chaises présentent un dossier ergonomique et une assise enveloppante. Certaines ont une coque rembourrée en mousse, avec un revêtement velours qui apporte une agréable touche de douceur.

Pour une question de gain de place, on peut préférer des chaises en polypropylène. Particulièrement légères, ces chaises de réunion empilables sont aussi très faciles à nettoyer.

Toujours dans la perspective d’un espace optimisé, des chaises de réunion pliantes permettront de gagner beaucoup de place. Autrefois surtout utilisées dans l’événementiel et pour des utilisations très ponctuelles, les chaises de réunions sont aujourd’hui remarquablement confortables. Elles sont très appréciées dans des espaces de travail où le nombre de collaborateurs présents sur site peut varier d’un jour à l’autre en raison de possibles directives sanitaires. Pouvoir plier et ranger facilement les chaises permet de ne pas encombrer l’espace de sièges inoccupés.

Dans certaines salles de réunions équipés de tables hautes, on peut préférer des tabourets hauts, de type « tabourets studio ». Ils sont parfaits pour des réunions ponctuelles, parfois improvisées. On les utilise aussi pour aménager des espaces réunions informels, au sein d’un open space, par exemple.

Quels supports d’affichage pour son espace réunion ?

« Distanciation » ne signifie pas absence d’interactions, au contraire ! Pour l’aménagement de l’espace réunion, on veille donc à choisir des équipements favorisant les échanges entre collaborateurs. Par exemple, les chevalets de conférence, parfaits pour illustrer son propos à l’aide de notes et de schémas clairs et précis. Il peut s’agir de chevalets mobiles à roulettes, ou sur trépieds, présentant une surface effaçable aimantée, ou avec blocs de papiers. On n’oublie pas les feutres effaçables et autres marqueurs !

Certains préfèreront utiliser un tableau de réunion : si l’on dispose d’une surface murale suffisamment grande, on peut y apposer un tableau blanc effaçable et magnétique. On pourra y écrire ou y placer des supports d’information. Ce tableau blanc multi-usages peut aussi faire office d’écran de projection dans la salle de réunion.

Au cours d’une conférence, on peut être amené à partager des contenus animés, comme des vidéos. On équipe alors son espace réunion d’un système d’affichage dynamique, comme un écran full HD, comportant un lecteur de média intégré, mural ou sur pied.

On peut aussi choisir un écran interactif tactile, que l’on raccordera si besoin à un système de visio-conférence pour que les collaborateurs en télétravail puissent participer aux réunions.

grande table de réunion ovale designgrande table de réunion ovale design

Des cloisons pour un espace réunion bien délimité

Une salle de réunion n’est pas forcément une pièce fermée : les espaces réunions « informels » se sont multipliés dans les co-workings ou au sein des open spaces de nombreux bureaux. Installer des cloisons permet de « privatiser » l’espace réunion pour plus de discrétion. C’est aussi une manière de le matérialiser, et de le protéger des regards. Si l’on choisit des cloisons de bureaux acoustiques, en bois ou en tissus, on diminue aussi l’impact des conversations et bruits environnants.

Il existe de belles cloisons colorées ou affichant des motifs géométriques ou artistiques. Elles représentent un élément de décoration supplémentaire et apportent une touche design à l’espace réunion.

Une belle décoration pour une salle de réunion cosy

Du côté des espaces de travail collectifs, la tendance depuis plusieurs années est au « confort », avec une déco « comme à la maison », qui favorise le bien-être.

Cela pourrait bien s’accentuer avec la crise sanitaire : alors que les collaborateurs naviguent entre travail à distance et présentiel, la frontière entre le bureau et le domicile devient de plus en plus floue. Autant accompagner cette tendance avec une belle décoration, pour créer un espace réunion « comme chez soi », où l’on aura plaisir à se retrouver en toute convivialité.

Pour une allure moderne, on choisira de préférence du mobilier de salle de réunion design. Des couleurs vives dynamiseront l’espace et lui donneront un petit air de « start up ». Mais on peut aussi opter pour des tables et chaises plus traditionnelles.

table et chaises de réunion hautestable et chaises de réunion hautes

Les luminaires jouent un rôle très important dans la création d’une atmosphère agréable. Ils constituent à la fois un élément de décoration par leur design, tout étant source de lumière, élément clef pour définir l’ambiance d’un lieu. Précisons qu’on privilégie dans les espaces de travail les lumières naturelles ou plutôt chaudes (donc pas trop blanche).

Pour accentuer le côté « cosy » et chaleureux de l’espace réunion, on pose au sol des tapis aux couleurs neutres, douces ou pastels selon l’esprit que l’on veut insuffler aux lieux.

Les plantes sont aussi très appréciées dans un environnement de travail, et en particulier un espace réunion. Des plantes vertes ou des fleurs multicolores contribuent à la fois à « vivifier » et apaiser l’atmosphère. Il existe de très belles plantes artificielles, qui apporteront une touche purement esthétique à la salle : orchidées, bambou, laurier... D’apparence plus vraie que nature, elles agrémentent les lieux de leur beauté, sans contrainte d’entretien.

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