Quels équipements pour des visio-conférences de qualité ?

Avec la crise sanitaire, le monde entier s’est familiarisé avec les outils de visioconférence, dans la vie privée comme dans la vie professionnelle. Au sein des collectivités, les équipes ont massivement adopté les réunions à distance, pour maintenir le contact entre les collaborateurs et avec les clients, quand les rencontres physiques doivent être limitées. Au départ, il s’agissait juste de continuer à échanger. Aujourd’hui, organiser une visioconférence, c’est proposer aux participants une expérience de qualité optimale, comparable à une réunion dans la « vraie vie ». Pour parvenir à ce résultat, il est très important de choisir un matériel de visioconférence professionnel.

Tout comme l’ensemble du monde du travail, les collectivités réalisent désormais des réunions en visioconférence (ou vidéoconférence) pour poursuivre leurs activités dans le cadre des consignes de télétravail.

Dans les écoles et les établissement scolaires par exemple, certains cours ont lieu à distance pour une partie ou la totalité d’une classe. Le professeur, depuis l’école ou son domicile, s’adresse à tous ses élèves, restés chez eux en cas de confinement total. Il peut aussi faire cours à l’école, mais à une demi-classe seulement : le reste des enfants suit la leçon depuis la maison, pour garantir la distanciation sociale au sein de l’établissement.

Dans d’autres collectivités, comme les mairies ou les maisons de retraite, les équipes administratives sont elles aussi amenées à télé-travailler. Elles doivent bénéficier de bonnes installations de visioconférence. Dans certains Ehpad ou foyers d’accueil, des appels vidéo sont également organisés pour permettre aux résidents de garder le contact avec leurs proches, quand les visites sont suspendues.

Tous ces modes de fonctionnement nous étaient étrangers jusqu’au début de l’épidémie de Covid19 en 2020. Aujourd’hui, les réunions à distance se sont généralisées. Mais il n’est pas si simple de garantir leur qualité et leur fluidité. Pourtant, c’est essentiel à plus d’un titre.

Plusieurs neurologues et experts en sciences cognitives ont récemment mis en lumière l’impact de la visio- ou vidéoconférence sur le bien-être des utilisateurs. De petits problèmes techniques, à première vue insignifiants, peuvent finir par induire ce qu’on appelle la « Zoom Fatigue », une fatigue mentale induite par la multiplication des visioconférences et appels vidéo, professionnels ou privés (qu’ils se déroulent sur Zoom, Skype ou via n’importe quel outil). En cause, par exemple, les multiples petites coupures du son, qui obligent les interlocuteurs à reconstituer une phrase où manquent plusieurs syllabes ; ou encore, les problèmes de distorsion du son de la voix ; citons également le décalage entre l’image et le son : les interventions des uns parviennent aux autres avec retard, ce qui rend la conversation difficile, voire pénible. Tous ces désagréments fatiguent le cerveau, obligé de compenser en permanence ces irrégularités.

Pour limiter ces désagréments, il est d’abord essentiel de savoir comment animer et communiquer en visioconférence, en insistant sur les bonnes pratiques à adopter. Par exemple, désactiver son micro tant qu’on ne demande pas la parole. Mais il est également crucial de choisir un matériel de visioconférence performant, à la fois pour équiper les collaborateurs en télétravail mais aussi les salles de réunions accueillant plusieurs intervenants.

Pour garantir des vidéo-conférences de qualité, on équipe les collaborateurs de préférence avec un ensemble composé d’une webcam, d’un microphone et d’un haut-parleur, ou d’un micro-casque. Pour tous ces éléments, il existe différents niveaux de qualité. On les choisit selon le résultat recherché.

On peut toujours choisir une résolution de 720p, mais dans l’idéal, on se tourne vers une webcam 1080p (full HD) ou une webcam 4k , qui propose une image de très haute qualité. Attention toutefois à disposer de suffisamment de bande passante. Cependant, on peut noter que de plus en plus de webcams adaptent automatiquement leur résolution à la connexion disponible : si la bande passante n’est pas suffisante, la webcam peut passer automatiquement d’une résolution de 4k à 1080p.

La résolution en 1080p est souvent le meilleur rapport qualité prix existant, avec des modèles de milieu de gamme très pratiques : ils fonctionnant instantanément, sans installation de pilote, et permettent de réussir parfaitement une conférence vidéo.

D’autres webcams, de type « visualiseurs », sont également très pratiques et peuvent être utilisées dans des contextes divers : réunion de travail en visioconférence, mais aussi classe à distance. Montées sur un pied flexible, elles sont très maniables et s’adaptent à différents usages. Elles permettent non seulement de filmer le participant à la réunion, mais aussi de projeter des images sur un grand écran, ou encore d’enregistrer un cours ou un atelier pour les visionner plus tard.

Une webcam est toujours fournie avec un microphone intégré, et parfois avec un réducteur de bruit. Cependant, pour une expérience optimale, mieux vaut s’équiper d’un microphone que l’on raccordera à la caméra.

Lors d’une visio-conférence, on pourrait dire que le son est plus important que l’image. En effet, il peut nous arriver de couper la vidéo (en cas de bande passante insuffisante par exemple), mais il est impensable de couper le son, nécessaire à la poursuite des échanges.

Certaines réunions à distance exigent un son de très grande qualité, pour être sûr de faire clairement passer ses messages ou le contenu de son intervention. C’est le cas lors d’une assemblée générale dans une collectivité, ou lors d’un cours à distance, donné par un professeur, depuis la classe ou son domicile, à des élèves restés chez eux. Il est alors primordial que le contenu de son enseignement soit parfaitement audible : il est impossible de lui faire répéter chaque phrase prononcée, sous prétexte que le son est de mauvaise qualité !

Bref, le son doit être parfait. Micros de bureau ou micros-cravates, il existe un large choix de micros pour visioconférence, assurant une captation sonore impeccable. On les connecte au reste du système par une prise jack, ou USB.

Attention à la connectique, pour éviter tout problème de branchement (une ou deux prises jack, prise USB, USB-c, Bluetooth...) Ne pas oublier de vérifier ces aspects avant d’acquérir ce type de matériel, même s’il existe désormais de toute façon de nombreux adaptateurs.

Pas facile de capter un ensemble de participants réunis dans un même espace, comme une salle de réunion, un amphi ou une salle de classe. Qu’ils soient juste deux ou beaucoup plus nombreux, le défi à relever est de taille : comment capter une vue d’ensemble et permettre à chaque intervenant présent dans la salle d’apparaitre nettement à l’image ? Comment obtenir un son de qualité, si certains intervenants sont relativement éloignés du microphone ?

Il s’agit de choisir un équipement dont la capacité de captation est adaptée à l’espace concerné et au nombre de personnes qui s’y trouvent. On préfèrera se diriger vers du milieu ou du haut de gamme.

Par ailleurs, on devra aussi prendre en considération l’environnement en général : veiller à l’acoustique des lieux (éviter les phénomènes d’échos), vérifier la qualité de la lumière.

Il existe différents outils de captation, dont certains nécessitent l’utilisation de logiciels spécifiques à la marque utilisée. D’autres équipements et matériel de webconférence et visioconférences sont compatibles avec les plateformes internet telles que Zoom, Teams, Google Meet etc.

Comme nous l’expliquions précédemment, la plupart des modèles de caméras possèdent un micro intégré. Mais une caméra de visioconférence grand angle, destinée à capter une image large dans des salles assez vastes, n’embarque pas de micro. Cette caméra (souvent d’une définition de 1080p minimum), est faite pour être posée dans un coin stratégique de la pièce, afin de capter un ensemble de participants parfois éloignés, sur lesquels elle peut zoomer.

Il existe des caméras plus petites, à poser sur un support, pour capter les participants présents dans une petite salle de réunion.

Dans le cas d’une salle de réunion accueillant deux ou trois personnes, on peut utiliser une caméra à poser sur un moniteur, avec deux micros.

Si l’on recherche une qualité de rendu particulièrement élevée, mieux vaut se diriger vers une caméra de conférence 4k, haut de gamme, à poser.

Pour garantir une parfaite captation du son et compléter l’équipement, on choisit un ou plusieurs microphones adaptés à l’usage. Il peut s’agir d’un micro que l’on pose au centre de la table, pour capter de manière précise la voix des différents participants à la visio-conférence. Pour capter le son de plus loin, on utilisera plutôt un microphone à condensateur. Dans d’autres cas, on peut aussi équiper les participants de micros-cravates.

Le tout-en-un peut avoir du bon. Pour se faciliter la vie, on choisit des systèmes de visioconférence clef en main, faciles à installer et à utiliser, assurant la captation d’un auditoire même dans une grande salle, et permettant d’enregistrer une vidéoconférence pour une diffusion en replay, par exemple.

Certains systèmes proposent ainsi une caméra HD 1080p avec diffusion du son à 360°, de qualité professionnelle. C’est l’idéal pour une collaboration en petits groupes. Ces solutions de visioconférence clef en main ont l’avantage de proposer une connectivité multi-dispositifs, et de pouvoir être déployées instantanément.

Toujours pour les vidéos de groupes, on peut aussi rechercher une image et un son de qualité supérieure, avec des packs caméra et haut-parleur. Certaines caméras sont équipées de la « Fonction SmartFrame », qui cadre automatiquement tous les participants de la réunion, ajuste le zoom, l'orientation et la mise au point en quelques secondes, afin de s’assurer que tout le monde est bien dans le champ. Le suiveur « SmartSpeaker » présente une grande portée de prise de son, jusqu’à 6 mètres de diamètre ce qui évite d'avoir à rapprocher les orateurs du micro.

On peut avoir besoin d’une qualité encore supérieure, notamment pour capter un auditoire éloigné, par exemple pour un cours magistral dans un amphithéâtre d’université, ou lors d’une assemblée générale dans une collectivité. On préfèrera miser sur des modèles haut de gamme, avec un système de vidéo-conférence professionnel tout-en-un. On veille à la présence de fonctionnalités garantissant une qualité maximale : micros déportés, cadrage automatique à la voix, HD intégrale 1080p, zoom x18, allonge téléphone/micro, haut-parleurs pour une parfaite restitution du son, etc.

L’écran interactif est un élément complémentaire qui peut servir dans le cadre scolaire ou professionnel. Il est particulièrement intéressant pour générer davantage d’interactivité pendant une visio-conférence. Connecté à l’ensemble du système, il permet de transcrire sur les écrans des autres ce qu’un intervenant inscrit sur son propre écran. Cela peut être très utile pour des cours ou des formations en ligne, ou lors de séances de travail en duplex.