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L’optimisation des achats dans les collectivités

Dossier de septembre 2015
L'optimisation des achats dans les collectivités

Avec la crise économique et financière, le désengagement progressif de l’État est plus que jamais d’actualité. Pour les collectivités territoriales, repenser les équilibres financiers est primordial. Mise en place d’une politique d’achat rigoureuse, nécessité de professionnalisation des agents, besoin de gains de productivité : focus sur les problématiques actuelles au sein des collectivités avec 3 interviews de professionnels.

Lire l'interview
de Jérôme Neveux
Maire de Jaunay-Clan
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de Maryline Pallueau
Chef de produit
Manutan Collectivités
Lire l'interview
de Hélène Marchi
Directeur éducation
Intel France

Nous mutualisons les énergies pour un équilibre budgétaire de la collectivité

Rencontre avec Jérôme Neveux, Maire de la commune de Jaunay-Clan (86), pour aborder les nouvelles contraintes budgétaires des collectivités locales, les actions engagées face à la baisse des dotations de l’État et les grands axes de la politique d’achat de la ville.

Où en est la commune de Jaunay-Clan en 2015 ?
Jaunay-Clan compte plus de 6000 habitants et se situe sur un axe stratégique entre Poitiers et Châtellerault. C’est ici que siège le Futuroscope, un site attractif et très à la pointe au niveau des technologies numériques. Notre commune est extrêmement dynamique mais défend aussi une qualité de vie avec un modèle d’habitation peu densifié et la recherche d’un véritable équilibre naturel. C’est une « ville jardin » !
Aujourd’hui, Jaunay-Clan bénéficie d’infrastructures variées et stables : écoles maternelles et primaires, collèges et lycée proposant aussi des formations de type BTS. Les enfants peuvent donc suivre une scolarité complète en local, avec des temps de transport très réduits. La commune comprend aussi deux gymnases, des terrains de sport, un EPHAD et une salle Agora très bien équipée. Le tissu associatif local se compose de plus de 80 associations dans de multiples domaines : le sport, la culture, les services, etc. Nous sommes globalement très bien dotés.

Quelles sont les problématiques budgétaires prégnantes sur ces derniers mois ?
Comme toutes les communes françaises, nous sommes déjà touchés par la réduction des moyens de l’État. En 2015, nos dotations ont été réduites de 215 000 €. Cela va se poursuivre jusqu’en 2017. Nous avons donc des marges de manœuvre très réduites. Pour autant, nous n’avons pas souhaité impacter ces changements sur les impôts locaux. Nous souhaitons aussi conserver nos niveaux d’investissement pour la sécurisation de la voirie et pour les grands projets qui participent au développement économique local. Par exemple, la création de la ZAC des Grands Champs ramènera plus de 1000 nouveaux habitants dans la commune en 10 ans. C’est essentiel pour l’avenir de Jaunay-Clan !

Quelles optimisations budgétaires sont envisagées ou en cours ?
Bénéficiant déjà d’infrastructures de qualité, nos dépenses s’axent surtout sur l’entretien et le développement de la commune. Pour faire face aux baisses de dotation, nous capitalisons sur la mutualisation des dépenses et des énergies. Jaunay-Clan est aujourd’hui intégrée à la Communauté de communes du Val Vert du Clain, qui compte 17 000 habitants. Cette intercommunalité est un véritable poumon vert et économique, mais aussi une opportunité pour optimiser nos dépenses. Nous avons déjà lancé de nombreux chantiers pour mutualiser les fonctions administratives (finances, RH, etc.) et les équipements (moyens de transport par exemple). Le tri des déchets, la promotion économique et le développement culturel sont aujourd’hui gérés au niveau intercommunal.
De notre côté, nous travaillons sur les économies d’énergie dans chaque bâtiment municipal. Nous limitons l’ensemble de nos dépenses de fonctionnement. Côté recrutement, nos équipes vont rester stables à moyen terme : 57 % de notre budget est dédié à la rémunération des effectifs, nous ne pouvons donc pas nous permettre de renforcer ces derniers.
Côté politique d’achat, nous privilégions les achats collectifs afin de mieux négocier les tarifs pour nos besoins courants comme le papier, les copieurs ou les équipements numériques. Nous renégocions chaque contrat pour réaliser des économies d’échelle.

Dans l’éducation, quels sont les enjeux de 2015-2016 ?
J’axe mon mandat sur le développement des pratiques numériques dans les écoles. Le Futuroscope est à la pointe des technologies et son rayonnement doit être en cohérence avec les équipements locaux, c’est un moteur de développement essentiel. Nous travaillons donc actuellement sur la mise en place de réseaux performants dans les établissements scolaires et sur les équipements multimédias.
Ces enjeux entrent aussi dans un plan plus large pour le développement numérique, mené au niveau départemental et au sein même de notre commune avec l’arrivée de la fibre optique en centre-bourg. Bien sûr, nous travaillons en coopération avec l’Éducation Nationale et les enseignants pour évaluer les besoins réels en classe et trouver les meilleures solutions.


Le rapport qualité-prix et l’accompagnement au service d’un investissement durable

Rencontre avec Maryline Pallueau, Chef de produit Manutan Collectivités, pour aborder les tendances des achats au sein de l’univers mobilier de bureau, les nouvelles attentes des collectivités et les réponses de Manutan Collectivités face à des contraintes de budget public toujours plus prégnantes.

Quelles sont les missions d’un chef de produit Manutan Collectivités ?
En tant que chef de produit au sein de Manutan Collectivités, je pilote l’offre d’équipements administratifs pour les collèges et lycées, les mairies ou encore les établissements du secteur médico-social. L’univers mobilier de bureau est très large : il regroupe les meubles et sièges, les fournitures et l’environnement de bureau, la bureautique, le mobilier de réunion et l’affichage mais aussi les espaces d’accueil. Mon métier consiste à analyser l’offre Manutan Collectivités dans ces domaines et à la faire évoluer, notamment en recueillant les retours de nos clients.
Le chef de produit doit ainsi se nourrir de toutes les rencontres, les réunions, les appels et les rendez-vous pour collecter des opinions et retours de terrain qui serviront à enrichir un secteur de produits. L’objectif : toujours mieux répondre aux besoins de nos clients.

Quelles sont les problématiques clients identifiées cette année dans votre univers produits ?
Dans l’univers mobilier de bureau, le prix n’est pas le seul critère de décision. Pour les collectivités, ce type d’achat représente un investissement sur le long terme : c’est donc le rapport qualité-prix qui prime. L’argent public est investi. La tendance a donc moins de place dans le choix des collectivités, même si elle s’avère parfois un facteur décisionnel. Dans la sélection Manutan Collectivités, nous travaillons donc sur le rapport qualité-prix et sur la diversité des produits. Les clients s’orientent en majorité vers deux typologies d’équipements :
- les intemporels, des équipements aux styles, coloris et fonctions classiques, qui se différencient par leur pérennité et leur prix raisonnable (voir notre offre) ;
- les originaux, des équipements davantage inspirés des achats de particuliers et des tendances du design d’intérieur. Ces achats sont stratégiques : ils concernent notamment les espaces d’accueil, qui sont décisifs en termes d’image (voir notre offre).

Comment accompagnez-vous les optimisations budgétaires des collectivités ?
Notre politique produit est axée sur le meilleur rapport qualité-prix. Par conséquent, plutôt que de tirer les prix vers le bas de façon inconsidérée, nous nous fixons au prix du marché mais intégrons de multiples services et garanties.
La livraison est comprise dans les prix affichés. Le mobilier de bureau bénéficie d’une garantie valable jusqu’à 7 ans. Nous pouvons fournir des pièces détachées. Nos références produits respectent les normes en vigueur (normes NF, non feu, etc.). Et nous travaillons sur des services toujours plus performants, comme la livraison en délais très courts : sous 72 heures sur certaines gammes.
Côté tarifs, nous cherchons surtout à simplifier les achats des collectivités :
- Packs éco, des offres groupées à prix attractifs, pour un équipement complet des espaces de travail
- Tarifs dégressifs, pour des économies réelles sur les commandes en grande quantité
- Prix chocs, pour une tarification pensée au plus juste, adaptée aux petits budgets
Ces offres commerciales sont essentielles pour guider les collectivités vers les solutions les plus intéressantes. La satisfaction de nos clients et la facilité du processus de commande sont en effet des éléments essentiels pour Manutan Collectivités. Nous proposons ainsi des guides pratiques pour aider nos clients à faire le bon choix.


Quels services spécifiques sont aujourd’hui proposés aux clients Manutan Collectivités ?
Nos commerciaux terrain aident les collectivités dans leur choix d’équipements, dans le respect du budget disponible. Nos clients bénéficient ainsi d’un accompagnement de la première prise d’information jusqu’à l’installation des équipements. Selon l’ampleur du projet, nos architectes d’intérieur peuvent modéliser les futurs aménagements de bureaux en 2D ou 3D pour une meilleure cohérence du projet. Une implantation est alors proposée pour correspondre au mieux aux attentes de la collectivité.
La construction du catalogue Manutan Collectivités est un véritable travail d’équipe. Tous les collaborateurs sont mobilisés pour construire un support complet et simple à prendre en main, qui est ensuite porté par les équipes commerciales. Mais nous sommes aussi en capacité de « sortir de notre catalogue » pour répondre aux besoins spécifiques de chaque client. Grâce à notre connaissance des fabricants, nous imaginons avec eux des produits spécifiques, personnalisons un équipement en termes de coloris, de dimensions ou de fonctionnalités. Ces options vont jusqu’à la fabrication sur mesure selon l’ampleur des projets. Ainsi, notre équipe dédiée aux appels d’offre peut répondre à toutes vos demandes, même les plus spécifiques, et vous aider à installer vos équipements.
Nous misons sur la transparence en proposant des descriptifs produits très complets, pour guider rapidement et simplement nos clients vers les meilleurs investissements. Nous enrichissons notre offre en conseils pratiques, pour aider chaque collectivité dans ses choix d’équipements. Ce besoin d’accompagnement a été exprimé par les clients et nous souhaitons leur fournir toutes les clés pour un achat serein.


L’approche « solution » pour un déploiement numérique réussi

Rencontre avec Hélène Marchi, Directeur Éducation Intel France – partenaire innovant de Manutan Collectivités – pour discuter du déploiement numérique en classe et au sein des collectivités, mais aussi des choix budgétaires qui marquent ces grands projets d’équipement.


Quelles sont les solutions proposées par Intel aux collectivités territoriales et établissements scolaires ?
En tant que précurseur technologique, Intel travaille à l’amélioration des pratiques numériques en classe. Nous collaborons avec les constructeurs et éditeurs pour concevoir des solutions résistantes, toujours plus adaptées aux usages du monde de l’éducation. Avec Manutan Collectivités, nous proposons une approche centrée sur l’accompagnement et les solutions complètes : tablettes, ordinateurs hybrides, solutions globales (tablette, clavier, stylet et contenus) telles que Bic Éducation, ou équipements innovants qui répondent aux problématiques rencontrées dans les écoles… Par exemple, notre dernière innovation dans l’éducation concerne une borne sans fil, véritable point d’hébergement mobile de données, qui permet de diffuser du contenu en classe et de palier aux problèmes de réseau. Nous proposons également une suite logicielle Intel Éducation pour faciliter la pédagogie.

Comment prenez-vous en compte les contraintes budgétaires des collectivités ?
Avec Manutan Collectivités, la démarche est de mettre la technologie au service de la pédagogie, en proposant des solutions résistantes et simples à prendre en main. Pour cela, nous puisons dans notre maîtrise des évolutions technologiques et dans la connaissance du monde éducatif de Manutan Collectivités.
Nous étudions les besoins concrets des élèves et les problèmes rencontrés dans les classes, pour proposer un matériel plus performant mais surtout une solution globale, pérenne. Cela passe par des équipements solides, des machines durcies pour mieux résister aux chocs, mais aussi des solutions prêtes à l’utilisation : logiciels préinstallés, accessoires fournis, contenus intégrés, etc.

Quels seraient vos conseils pour les collectivités en quête d’optimisations budgétaires ?
La transition numérique est plus que jamais au cœur des enjeux des collectivités. Pour éviter le manque de retour sur investissement, un déploiement numérique centré sur la qualité et la pérennité est essentiel. La satisfaction des utilisateurs est au centre du projet d’équipement. Une approche « solution » adaptée à l’éducation, peut-être plus chère à l’achat, permet d’éviter les problèmes de casse… Quitte à équiper moins mais mieux.
Pour nous, la transition numérique des collectivités passe par 6 clés de succès incontournables :
1. Une collaboration constante avec l’Éducation Nationale avec un comité de pilotage diversifié, pour des résultats à long terme
2. Un réseau mutualisé et sécurisé, prérequis à tout équipement multimédia, ainsi qu’un WiFi de qualité
3. Un équipement haut de gamme et homogène, pour faciliter l’entretien du parc
4. Un environnement numérique de travail intégrant des services et des contenus
5. Un centre de ressources aux équipes mixtes pour un partage des responsabilités équitable entre la collectivité et l’Éducation Nationale
6. Un chef de projet garant de la réalisation, du suivi, de la coordination et de l’animation du plan numérique

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